秘书理论与实务教程.pptVIP

 秘书理论与实务教程 2006.2.27 第一章 绪 论 ——秘书职业认识 学习目的与要求： 了解秘书的来由和类别，掌握秘书工作的原 则和特点，理解秘书工作的作用。 教学目标： 认识秘书，形成科学的角色定位；区分不同 类型的秘书，分别理解其作用。 学习内容: 第一节 概述 第二节 秘书工作 第三节 阅读资料 第四节 案例分析与技能训练 问题 1、秘书是你的职业理想吗？ 2、请描述你心目中的秘书形象。 3、在你的印象中秘书的工作都有哪些？ 4、你认为秘书工作需要哪些知识技能？ 5、你认为做一名秘书需要怎样的性格与素质？ 6、你的同学中谁比较适合做秘书？为什么？ 7、请列举一名你比较熟悉的秘书，并描述他的工作状况（包括他所从事行业、工作部门、工作职能内容等) 第一章 绪论 ——秘书职业认识 秘书工作源远流长。如今，秘书已是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个职位，在世界范围内也是最常见的社会职业之一。秘书有各种类型，他们在各自的岗位上，按照秘书工作的基本原则，发挥着重要作用。 第一节 概 述 一、秘书的来由与定义 二、秘书的类别 、角色、职衔 一、秘书的来由与定义 据史籍记载， “秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干；政府各部局也设秘书室，秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。 “秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词，即英文 Secretary.这个词又是从罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人(thekeeper of secret)。 一、秘书的来由与定义 到了十五及十六世纪，开始有所谓的国际贸易，秘书的地位也显著地提升。 到了1880年末期，由于“写字机”的发明，许多妇女才因此有了机会进入这一行。 1930年代以后，男性秘书逐渐减少，女性秘书取而代之。 今天的秘书，已非仅做些“秘”、“书”的工作，她们“写信”、“开会”、运用电脑软体，从事资讯管理，与员工、顾客沟通，维持办公室运作，负责采购，甚至还要训练其他人，这样的一切，已经不再局限于“秘书”。 一、秘书的来由与定义 虽然 “秘书”这个词早在两千年以前就出现了，但是由于各国的国情不同和秘书服务的对象不同，以及人们对现代秘书职能的理解不同，因而对于“何谓秘书”即“秘书的定义是什么”这个问题，国外的一些秘书组织和我国研究的一些专家所作的阐释各不相同。 一、秘书的来由与定义 定义：种种见解，各有其道理。比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。 秘书的类别(角色、职衔 ) 秘书的类别(角色、职衔 ) 秘书的类别(角色、职衔 ) 二、秘书的类别、角色、职衔 国外秘书人员，根据各人承担责任的大小和资历等方面条件的不同，也在纵向上分为不同的层次。 例如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次； 日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。 ? 第二节 秘书工作 一、秘书工作的原则 秘书工作的基本原则，就是准确、迅速、求实保密。 1．准确 准确，是对秘书工作质量的要求。 办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主意要慎重。 抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实。  2．迅速 迅速，是对秘书工作效率的要求。 首先，秘书人员必须具有很强的工作责任心，要坚决反对拖拉、懒散的工作作风； 其次，要建立科学的工作制度，合理地安排各项工作，尽量减少环节