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基层央行集中采购关键风险点及审计对策 内部审计鬟嚣臻 基层央行集中采购关键风险点及审计对策 ■顾英东/中国人民银行天津分行 摘要:集中采购为基层央行各项职责的履行提供物质保障,正确揭示有关风险,加强集中采购工作的内部控制和 风险管理,有利于提高采购资金使用效益,降低基层央行履职成本.基层央行内审部门以风险的视角重构审计过程,为 传统集中采购审计赋予管理效益审计的新内涵,对内部审计建设性作用的发挥具有重要意义. 本文试从内部审计角度阐述基层央行集中采购工作的关键风险点以及相应的审计要点. 关键词:基层央行集中采购风险内部审计对策 姜筹 而采取的适合人民银行财务体制的一项 管理制度.正确揭示集中采购风险.加强 集中采购工作的内部控制和风险管理, 不仅有利于遏制采购过程中的钱权交易 和商业贿赂等腐败行为,而且对提高采 购资金使用效益.降低基层央行履职成 本.促进节约型机关的建设具有重要意 义.内审部门作为基层央行内部控制和 监督体系的重要组成部分.积极发挥监 督和服务的双重职能,以风险的视角重 构集中采购审计过程.一方面可以帮助 行领导和业务管理人员辨识关键风险 点.促进集中采购工作的规范有效开展: 另一方面可以适应基层央行内部审计自 身转型和发展的需要,为传统集中采购 审计赋予管理效益审计的新内涵,真正 发挥内部审计的建设性作用. 一 ,基层央行集中采购风险 分析 一…一 行通盘考虑,超前采购,重复采购现象普 遍存在.在产品品牌,功能,型号的确定 方面,实践中经常存在两种错误倾向:一 种是”贪大求洋”,过度追求最新的型号 和最高的性能,超过了使用部门的需要, 造成实际上的浪费:另一种则是”睢低价 化”,认为采购程序最重要目的是节约资 金,将预算资金节约率作为评价采购成 效的唯一指标.忽视了产品的质量和性 能因素.供应商选择中的”唯低价化”虽 然可以实现单个项目采购资金的绝对节 约,但由于购人产品的技术相对落后,功 能不符合需要,售后服务不佳等因素,无 法实现价格性能的最佳配比.影响了采 购资金使用的相对效益. (二)内部兼职人员缺乏足够的胜任 能力.采购运作过程的操作风险较高 基层央行集中采购实行”管理与操 作职能相分离”的内部控制机制,管理职 能由设在会计财务部门的采购管理委员 会办公室承担.操作职能则根据采购对 象的不同,电子设备采购由科技科负责, 其他采购主要由后勤服务中心负责.基 层央行没有设立独立的集中采购职能机 构,内部兼职人员在能力和工作方法方 面的不足增加了人为的操作风险.如供 应商报价资料的评审__r=作中,人民银行 采购管理制度虽然规定评审人员可适当 吸收当地院校,金融机构,科研机构等部 门技术专家,但运作存在一定难度,实践 中采购评审人员主要由基层央行内部兼 职人员组成.这些人员缺乏足够的知识, 技能和经验,难以形成强有力的评标小 组.无法对供应商所提供的产品和服务 做出科学全面的评价. (三)采购合同签订和执行不够规 范.法律风险增加 市场经济是法制经济.合同是维护 交易双方合法权益的重要手段.在基层 央行实际工作中,负责采购管理的主要 是会计,科技,后勤等部门的工作人员, 这些兼职人员缺乏足够的商业和法律知 识.对合同签订和执行中的风险控制存 在漏洞,主要表现为:一是合同内容不够 完整,缺乏签订时间,违约责任等必备条 款;二是合同条款不明确,如某基层中支 在与施工方签订的办公用房修缮合同中 注明”包工包料”.而对材料的品牌,规格 等却没有明确具体的规定,给施工方以 次充好”吃价差”留下可乘之机:三是经 常以”××行后勤服务中心”或”××行科技 科”名义对外签订合同.不符合合同法要 求的主体资格,一旦出现纠纷,合同很容 易被法院认定无效:四是合同签订经常 在法律事务部门审核之前.人民银行采 购管理规定要求对外签订合同应经法律 事务部门审核,这一要求对规范合同管 理,防范法律风险具有重要意义.而在实 际操作中,具体操作部门往往在法律事 务部门出具审核意见之前已经对外签订 了合同,使法律事务部门的审核形同虚 设 (四)供应商选择范围比较狭窄,放 大了采购中的市场风险 基层央行为r确保采购产品的质量 和售后服务.对某些标的尤其是电子设 备往往采取指定品牌的办法进行招投 标,外地供应商出于招标规模,成本费 用,区域代理限制等多种因素的考虑不 愿参加投标,而中小城市里本地供应商 数量有限,这些商家之间极有可能存在 关联关系,恶意抬高价格,招标过程巾轮 流坐庄等现象经常存在,供应商的过度 集中增加了采购过程的市场风险. 二,以风险为导向重塑集中 采购审计过程 集中采购丁作为基层央行各项职责 的履行提供物质保障,由于其在财务管 理中的重要地位,集中采购审计无论是 在传统的财务合规性审计还是在转型后 的管理审计理念下,都成