“档案归档”讲解[001].ppt

“档案归档”讲解 ;1、档案工作的重要性;理论上都要很多说法了，我就从实际工作经历中去理解档案工作的重要性。 1、档案应该具有真实性。比如：2009年我校开展教育教学评估工作，在准备阶段学校各系部做了大量的工作，加班加点，费劲又费钱，结果补充了大量的资料，从档案管理的角度看，它的真实性就打折扣。原因是过去的日常档案工作没做好，要查的资料没有。 2、档案应该具有传承性。比如：2009年学校70周年校庆工作。成立校史馆，按照史馆大纲，要反映各个时期的重大事件和重要人物，需要查档案资料，结果有些资料就查不到，如：我校第一任校长的任命书、成立时间、开课时间等，到重庆档案馆、南京档案馆、四川省档案馆都没查到，还是通过关系到台湾档案馆查到的，但只是影印件。当然还有些档案查不到，最后只有修改大纲。因此，没有档案就没有传承，就没有历史。 因此，学校要发展，就必然有档案，我们现在每做的一件事情都是在记录历史、传承文化，为后人造福啊！;2、档案工作管理模式 学校档案室为一级立卷部门，是在主管校长领导下的职能管理部门，是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，其业务工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。 ; (一)学校档案室的工作职责 一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作； 二、拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实； 三、负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料； 四、编制检索工具，编研、出版档案史料、学校年鉴，开发档案信息资源； 五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；;六、开展档案的开放和利用工作； 七、开展学校档案工作人员的业务培训； 八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能； 九、开展国内外档案学术研究和交流活动； 十、完成学校交办的其他工作。 ; 各系（处）为二级立卷部门，是由本部门一名负责人负责分管档案工作，兼职档案员按工作程序，对本部门档案材料进行收集，工作结束时，按归档要求进行分类、装订、立卷，要求整理汇总后经部门负责人审查合格后移交学校档案室保管，本部门的其他档案材料由部门自行保管，但须提交档案清单，便于学校资源共享。 ;（三）系（处）级各部门兼职档案工作人员职责 1、根据学校规定和案卷类目，结合本部门的实际，做好平时立卷工作； 2、负责与本部门有关人员联系，做好档案材料的收集、保管、整理、归档工作，保证档案材料齐全、完整、系统； ;3、负责按学校规定编定页号、填写卷内目录、拟订案卷标题，经本部门领导和学校档案室审查后，认真装订、按时移交； 4、积极学习档案业务，不断提高工作水平，主动与学校档案室联系、汇报，接受业务指导和监督； 5、积极参加学校档案室业务学习和学术活动，做好档案安全和保密工作。;档案管理是统一管理：各系部除了按照归档范围要求移交档案室的档案外，还要保管好自己部门存留的档案。如：教师的业务档案（包括教师任课安排、教案、获奖、进修等）；本门会议记录、纪要、工作计划、总结等。需每年提交清单，便于学校资源共享。;（四）学校档案归档管理办法及流程图; 学校档案：是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 归档：是指立卷部门整理好案卷，经校档案室检查合格后，填写移交目录，在规定时间内，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查的过程。 ;文件材料的归档范围：;三、学生类：主要包括我校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 四、教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。 五、科研类。 六、基本建设类。 ; 七、仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 八、产品生产类：主要包括我校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。;;十二、声像类：学校重要活动、上级领导来校视察、重要兄弟单位来校参观访问、学校党务、行政、教学、科研、外事等重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动的照片（包括底片）、录音带、影片及有关文字材料。 十三实物类：上级颁发给我校的奖状、奖旗、证书、证章、光荣册，重要纪念品、礼品和科研样品、试制产品等实物。 ;归档工作流程;;四、凡由几个单位合作完成的项目，由主办部门立卷保存一套完整的档案副本，协作单位保存与自己承担任务有关的档案副本；档案正本移交校档案室。 五、凡原始资料、各种重要手稿、文件正本一般归档一份，重要的利用频繁的材料可另外复制副本随正本（或手稿）一同归档，供日常借阅，以便保护原件。 ;;