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商务英语会议纪要
MeetingMinutes
一．BriefIntroduction:
Minutesarewrittenasanaccuraterecordofagroupsmeetings,andarecorddecisiontaken.Theyareusefulbecausepeoplecanforgetwhatwasdecidedatameetingifthereisnowrittenrecordoftheproceedings.Minutescanalsoinformpeoplewhowerenotatthemeetingaboutwhattookplace.
Beforeeachmeetinganagendashouldbedrawnup,detailingthematterstobediscussedatthemeeting.Asetofminutesshouldnormallyincludethefollowinginformation:
·Nameandtopicofthemeeting
·Time,dateandplaceofmeeting;
·Chair/Host/Ownerofthemeeting
·Listofpeopleattending;
·Listofabsentmembersofthegroup;
·Foreachitemintheagenda,arecordoftheprincipalpointsdiscussedanddecisionstaken;·TaskList
·Whomwillperformthetasks
·Deadlines
·Time,dateandplaceofnextmeeting
·Nameofpersontakingtheminutes/MinutesTaker
·TopicforDiscussion
·VotingResults
·Resolutions
二．8Tipsformeetingminuteswriting
会议纪要的8建议
1.根据会议议程表制定会议纪要大纲并根据议题的讨论顺序做记录
2.在会议前向每位小组成员分发会议议程表使每位成员都能对会议有所准备
3.使用公司的固定格式
4.提前根据议程表制定大纲并预留足够空间做笔记当一个议题记录完毕你可以迅速跳至下一个新议题
5.会议纪要应尽量简短扼要不要过于繁琐如果你想记下会议中的每句话你可以考虑对会议录音并在会后使你的会议纪要更详尽
6.为了确保能准确记录各位与会者的发言应事先编写一份座位表并请不熟悉的与会者做自我介绍
7.应在会后当你的记忆还清晰的时候尽快编写会议纪要在会议纪要分发给每位成员前确保会议主席已批阅
8.切忌会议纪要只需记录会议中的重要议程过于繁琐的信息应排除在会议纪要外
当你在编写会议纪要时如果能遵照以上这些简单的建议英语会议中的各项内容将被很容易地记录下来
三．Especiallyinlanguage
·formaltoneofvoice;
·Generallypassiveverb;
·Wordingmaximizetheuseofmonlyusedwords.
·AIntermsofthelanguage,thelanguagewiththemoreformal,moreemergedismoreformal.Suchas:soso(satisfactory)
B.Avoidabbreviations：Corp(Corporation)
C.Avoidusingthepersonterms:ouridea(thepany’sproposal)
D.passivevoice
Sample1：
Agendaforthemeetingofaboardofdirectors
XYZPANY
MeetingoftheBoardofDirectorstobeheldOnWednesday,April3,at10:15A.M.
inTheCompanyBoardroom.
AGENDA
1.Apologiesforabsence.
2.MinutesofthemeetingheldonMarch2,.
3.Pointsarisingfromminutesasread.
4.ReportbytheChairman(acopyoftherep
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