英文商务书信--范例应用样章.docVIP

3.回答读者的问题 想象读者的各种问题并回答问题。这是组织功能性文件内容很好的??方式：想好读者可能会提出哪些问题后，在文件中一开始就清楚回答这 些问题，而且重要的问题要一开始就提出回答。〈Unit 8〉还会再详细说明如何预期和回答读者的问题。 忙碌的商务读者没有时间仔细阅读文件内容，所以务必把重要的信??4.能让读者很快在文件中找到信息 息以醒目的格式突显出来，方便读者找到信息。方式如下： 1) 把彼此相关的信息组织成清楚的段落，并在前面设定醒目的粗体标题。 2) 以编号或字号显示文件内容的层次，也就是显示不同的段落彼此存在何种上下关系，哪些信息又是最重要的。 3) 如果列表中的内容是有前后关系的，那就用数字编号（numbered list）。 4) 在段落中，以项目符号（bulleted list）列表标出重要的信息。 5.内容要清楚直接 句子要简单明了，让读者一看就懂。不要用太过正式的语言，想象??你正直接跟读者说话，用这样简单的语言就可以了。通常我们都用主动 句，少用被动句，例如： ??We received your order. 我们收到了您的订单。 ??Your order was received. ??We decided . . . 我们决定…… ??The decision was mad