采购订单处理流程-初稿.docVIP

XXXXXX 文件编号 Q／JK－03－012 版本号 D/0 采购订单处理流程 保密等级 公开 生效日期 2014年5月31日 页码 第 PAGE 1 / NUMPAGES 3页 宁波继峰汽车内饰件有限公司 文件编号 文件版次 文件名称 生效日期 页 码 目的 为了体现所有采购订单的严谨性，确保采购订单的物料能够满足生产计划的要求 2、适用范围 适用于公司所有正常下达的采购订单 术语 无 职责 4.1市场部负责提供销售定单。 4.2物流部负责所有物料的请购申请，签收验收供应商来料。 4.3商务部负责所有《请购单》的有效下达及所有采购物料的跟进,与供应商对账。 4.4财务部负责与供应商付款。 5、工作程序 5.1物料请购 5.1.1物流部根据市场部销售定单、BOM表、生产周计划、库存物料，进行物料运算，生成《请购单》。 5.1.2物流部经理审核批准《请购单》，并将《请购单》传递商务部。 5.2物料采购 5.2.1商务部签收《请购单》，对交期无法到要求的，4小时内通知物流部。 5.2.2商务部根据《请购单》，根供应商份额4小时在U8中填写《采购定单》，生成订单号。 5.2.3商务部经理在U8中审核批准《采购定单》。 5.2.4商务部将《采购定单》以邮件、传真、电话等方式传递供应商，并要求供应对商对供货信息进行确认。 5.2.4商务部每日上午9：00导出U8上日《采购定单列表》，以邮件的形式发物流部，物流部以此作收货验货依据。 5.3物料跟踪 5.3.1商务部采购订单发给供应商之后，对订单进行跟踪和催货，提前预警天数为1天，逾期报警天数为1天。 5.3.2商务部要求供应商按我司要求填写《送货单》。 5.3.3每天上午上班时，根据U8《采购订单预警和报警表》，预警定单与供应商联系实际到货日期。逾期定单在生产前1天通知物流部门、市场部、生产部等相关部门，由物流部对排产进行调整。每周对逾期定单进行一次整理，对逾期定单进行变更、关闭处理。 5.4物料到货 5.4.1物流部收货员根据《采购定单列表》核实供应商《送货单》，要求定单号、名称、规格型号、数量一致。 5.4.2来料定单号、名称、规格型号不相符的，物流部拒收， 30分钟内交商务部处理。 5.4.3通用材料、价值较低材，超定单来料≤10%由商务部经理批准审核可以接收，超定单来料＞10%由分管副总批准审核可以接收。商务部作超定单来料备查账，后续采购定单中扣除。专用材料不充许超定单来料，由商务部超出部退回供应商。 5.4.4来料不足的，商务部负责补齐数量，对影响生产计划的缺料，由商务部组织物流部、市场部、生产部等相关部门进行评审，更改生产计划。 5.4.5商务凭物流部签收《送货单》，在U8中根据《采购定单》生成《到货送检单》传递物流部收货员。 5.4.6物流部收货员核对《送货单》与《到货送检单》信息，信息一致报检品质部送检。信息不相符的退商务部处理。 5.5物料检验 5.5.1品质部按检验规程进行来料检验，填写《到货送检单》，合格材料交物流部办理入库，不合格交商务部处理。 5.5.2不合格材料由商务部组织品质部、技术部、生产部、市场部进行评审，可采取退回、特采、挑选方式。 5.6补货 5.6.1材料因进厂检验质量不合格，批量退货。商务部凭《退货单》作为请购依据从5.5.2进行操作。 5.6.2在库品因退货，由物流部根据库存情况，开具《请购单》，商务部从5.2.2进行操作。 5.7入库 5.7.1物流部凭品质部签字《到货送检单》办理入库，录入员根据U8《到货送检单》生成《采购入库单》。 5.8对账 5.8.1商务部每月5日前与供应商进行上月对账，从U8导出上月《采购单列表》，传供应商。要求供应商在5个工作日内完成对账签字盖章确认，传回商务部作为开票凭据。 5.8.2商务部与供应商对账出现差错时，商务部、供应商双方提供事实证据，在当月核实厘清，不得拖入下月。 5.9开票 5.9.1商务部与供应商对账无误，按合同要求开具发票，对账凭证作为发票附件。 5.9付款 5.9.1商务部根据《采购合同》、《对账清单》、发票，制定《付款计划》，相关部门签字审核，每月20-25号号上报财务部。 5.9.2财务部审核《付款申请单》，每月25-30号进供应商进行付款。 5.10订单执行统计 5.10.1商务部每月未统计上月度的《采购定单执行统计表》，对于订货数与入库数量不相符进行订单关闭等处理。 附件表单 1、《采购定单》 2、《采购定单列表》 3、《到货送检单》 4、《采购入库单》 5、《采购订单预警和报警表》 6、《对账清单》 7、《采购定单执行统计表》