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环境管理体系 内审员培训班 2004年第二版 大家好！我们又见面了。 今天，我们给大家介绍建立环境管理体系过程中十分重要的内容-----体系文件的编写。这部分内容非常重要，作为内审员应该掌握该部分的内容。将来您可以为自己的企业编写或修改体系文件。 主要内容 1.体系文件编写综述 2.体系文件编写的原则和技巧 3. 体系文件编写的基本步骤 4. 管理手册的编写 5. 程序文件的编写 1. 体系文件编写综述 1.1 EMS文件编写的依据和该项工作的重要性 环境管理体系文件应按照环境管理体系标准的要求，结合企业的活动、产品或服务的特点及其对环境的影响、企业规模、人员的能力等情况而编写。同时它还是为保持体系的有效运行，控制重大环境因素、持续改进环境绩效必不可少的依据。 作用----- 企业建立并保持EMS的重要基础工作。如果组织的环境管理体系文件不正确、不准确、不完善，则有可能造成组织的环境管理体系失效，或使组织的环境管理体系工作成本增加，影响体系的实施效果。 根据EMS标准要求，依我们在指导企业编制体系文件时的经验，建议在编制文件时应遵循以下2点要求： （1）所编制体系文件在总体上应满足标准要求，在具体内容上，应反映本单位特点，要有利于本单位所有职工的理解和贯彻执行。 （2）EMS文件的有效实施和落实能满足企业和相关方的需求和期望。 在现状调查和分析（初始评审）的基础上进行体系文件的策划，文件一般应在体系的策划和准备阶段工作完成后才正式编写，必要时也可交叉进行。除手册需统一由组织制定外，其他文件应按分工由该活动的主管部门分别制定。 EMS的文件编写应结合本单位的环境管理职能分配进行，按所选择的EMS要求，逐个展开，将环境管理职能分配落实到各职能部门。 为使所编制的文件做到协调统一，在编制前应制定“环境管理体系文件明细表”，将组织现行的标准、规章制度、管理办法、操作规程以及记录表格收集在一起，与环境管理体系要求进行比较，从而确定新编、增编或修订的环境管理体系文件项目。 为了提高体系文件的编制效率，减少返工，在文件编制过程中，要加强文件的层次间、文件与文件间的协调。 编制体系文件的关键是讲求实效，不走形式。 1.3 体系文件的层次和内容 EMS标准中4.4.4对文件的要求中明确： EMS文件内容包括： 组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息： a） 对管理体系核心要素及其相互作用的描述； b） 查询相关文件的途径。 按标准要求，应形成程序文件的要素共11个 （实际编写中不止11个） 4.3.1 环境因素 4.3.2 法律与其他要求 4.4.2 培训、意识和能力 4.4.3 信息交流 4.4.5 环境管理体系文件 4.4.6 运行控制（本要素根据组织活动的不同及实际需要，可制定多个不同的控制程序） 4.4.7 应急准备和响应 4.5.1 监测和测量 4.5.2 不符合、纠正与预防措施 4.5.3 记录 4.5.4 环境管理体系审核 文件结构图 EMS文件的系统性 a) 组织应系统的考虑环境管理体系全部要素的要求和规定； b) 所有文件应按统一规定的方法编辑成册； c) 各层次文件在逻辑上应涉及环境管理体系中一个独立的部分。 EMS文件的法规性 a) 体系文件应符合环境管理体系标准，以及国家或主管部门的有关法律法规及其它要求； b) 文件一旦批准实施，就必须作为组织的内部法规文件认真执行； c) 文件修改只能按规定的程序进行。 EMS文件的协调性 a) 组织的其他管理规定应与体系文件的所有规定相协调； b) 体系文件之间应相互协调； c）体系文件应与有关技术性标准相协调；