课件秘书的办文工作.pptVIP

收文处理程序图 ? 签收 拆封 审核 分发 拟办 批办 承办 催办? 注办 归档 登记 请思考：哪个环节是秘书的工作？ 1.签收 指收文机关收到文件，在发文通知或登记簿上签字、签章的过程。核对、检查、签字。对急件应注明收到日期。 2.拆封及登记 3.审核 公文登记后，进行的审核是决定公文是否被收文机关接受办理的关键环节，是起把关作用的必要程序。 4.分发 将文件分送到各有关部门和人员阅之办理。 5.拟办 由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。 6.批办 是指机关领导同志或负责人就某一文件的拟办或承办处理意见所批示的原则性意见。 批办是在拟办基础上进行的，一般机关由部门领导同志批办，大的机关则由办公厅主任或秘书长批办，还有的部门则采取拟办和批办相结合，直接批办。 批办的意见要直接、明确、简明扼要，指明承办部门或具体承办人。 批办应注意的事项： （1）批办要针对提出明确的处理原则和办法。如有拟办意见，则表明批办态度，不能模棱两可，使承办人难以下确理解领导意见无所适从。 （2）批办要及时，确定承办部门要准确，以免责任不清，影响办文效率。 批办应注意的事项： （3）批办人要在批办意见之后署上自己的姓名及日期。 （4）批办意见应写在“文件处理单”中的批办栏内，如纸张不够，可另附纸批示。 7.承办 是指有关部门或人员根据领导的批办意见，结合本部门的实际情况，具体处置公文所针对的事务和问题。 它是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验一个机关工作质量和工作效率的重要标志之一。承办部门对交办的批件必须件件着落，事事有回音，一般公文要求在15日内办结。 8.催办 指对必须答复的文件，根据时限要求、及时地对承办情况进行督促与检查，以防积压和延误。 催办范围 一般包括：上级机关主送酝机关需要具体落实、实施的文件；下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件；平行或不相属的机关发不商洽、征询意见以及事务性的函件。 催办方法 电话催办；发函催办；登门催办；约请承办部门来人汇报等。 9.注办——亦称办结 由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。指对文件承办情况和结果，由经办人在文件处理单上扼要注明结果，作为办理完毕的标志。 发文处理的一般程序为：拟稿、会商、审核、签发、注发、复核、缮印、校对用印（或签署）、登记、分发等程序。 处置办毕公文的活动主要包括：清退、销毁、暂存、立卷归档。 （二）发文办理程序 拟稿 会商 审核 签发 缮印 复核 注发 核对 用印（或签署） 登记 分装 发出 发文登记簿 发文日期 发文号 密级 文件标题 收文单位 共印份数 发出份数 拟稿单位 签发人 备注 1.拟稿是文件承办人根据领导交办或批办的意见草拟文稿的过程； 2. 审查 （ 1）行文的必要性 （ 2）审查文稿内容是否符合有关法律、法规、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明确和具有可行性、可操作性。 （ 3）审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签。 （ 4）审查拟办的公文用语是否符合相关要求 3.签发，指有关领导对文稿签字发出； 4.缮印 指对已签发的文件定稿进行 誊清、复印或排版印刷； 5.校对 指对文件誊写稿、打印稿或清样按定稿核对、校正； 6.用印 指在完成的文件上加盖机关印章。应注意必须以签发的文稿为依据；用印应清晰端正，加盖于签发日期上；用印须和签发机关一致；用印须核对发文数量； 7.发文登记 凡发出的文件均应进行登记，包括：时间、发文对象、发文方式等； 8.分发 对准备发出的文件分装和发送。应注意发文渠道及相应问题。 发文办理的注意事项和要求 交拟时拟稿人必须弄清撰文背景、撰文依据、撰文意图、撰文要求。 草拟公务文书应符合有关规定和要求。 签发文书的要求：签发人对已签发的公文负有完全的责任；签发人必须明确签署意见，并写上姓名和时间；签署时应使用符合存档要求的书写工具和材料。 发文办理的注意事项和要求 印制公文的基本要求是：内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对的要求是：既要忠实于原稿，又要善于发现和纠正原稿中的差错；校对要达到一定的次数要求；校对要全面；正确使用校对符号；校对人员要在校样上签字。 传递的要求是：迅速及时；安全保密；手续完备。 技能训练 一、下列事例是否符合文书处理规则或程序？为什么？ 1.某单位对外拟发公文，领导签发后交秘书部门审核修改。 技能训练 2.某单位秘书为保证工作不出错，将所有来文一律以三天为单位，每三天分送一次，这样做对不对？为什么？ 技能训练 3.某单位秘书每次都将来文按单位领导顺序填好名字，请他们自行传阅，这样做对不对？ 二、根据文书处