dgmpg004办公用品管理细则.docVIP

PAGE / NUMPAGES 修改记录 版本 日期 章节 页码 修改范围及依据 A 2008-1 首次发布 目 录 TOC \o 1-3 \h \z \u 第一章 总则 4 第二章 细则 4 第三章 附则 8  第一章 总则 为使办公用品管理合理、有效，进一步做到规范、标准，结合公司的具体情况，特制定本规定。 第二章 细则 第一条 本规定将办公用品分为办公文具、礼品及固定资产三大类。办公文具下分消耗品、管理消耗品及管理品。 办公文具 礼品 固定资产 消耗品 管理消耗品 管理品 办公家具、电脑、打（复）印机、扫描仪、传真机、饮水机、电扇、空调等 铅笔、胶水、透明胶、大头针、回形针、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、订书钉等 签字笔、白板笔、修正液、打（复）印纸、其他耗材、劳保用品、印刷品（如信纸、信封、表格等，除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由总经理工作部统一管理）等 剪刀、美工刀、订书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒、光盘、U盘、工具等 办公文具分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”是个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺等。“部门领用”是部门共同使用用品，如打孔机、大型订书机等。 第二条 申请程序。 1、办公文具类：消耗品及管理消耗品每月25日申请一次，管理品每季度末的十日内申请一次，原则上不再另行申请。各部门在规定时间内填写《办公用品采购申请单》（附表一），需求信息尽量详尽，计算器、U盘等管理品须标明领用者姓名及具体用途说明，避免多报、漏报，经部门经理签批后，交总经理工作部汇总。每月1日—3日，总经理工作部汇总各部门上月申请单，根据现有库存情况，确认当月实际需要采购的物品类别及数量。 2、公用的打（复）印机、传真机等使用耗材不足时，使用人员立刻上报总经理工作部，并由总经理工作部按采购申请程序采买。 3、礼品类：根据具体业务的需要，各部门可直接向分管董事副总经理申请礼品采购（附表二），获得批准后，申请部门将礼品品类、价位等信息通知总经理工作部，由总经理工作部采购，部门配合，并且满足申请部门的采购时间要求。 4、固定资产类：各部门于每年1月25日填报《固定资产请购审批表》（见DG-WPF-003《员工请款管理制度》），交总经理工作部汇总，并会同财务部共同拟定公司年度固定资产购置计划，原则上不再另行申请。每年1月份，总经理工作部汇总《固定资产登记明细表》（附表三），报上年度购进的固定资产金额及累计金额，交财务部。 第三条 采买程序。 1、询价。总经理工作部收到公司总经理或分管董事副总经理关于采购申请或采购计划的批复后，按照货比三家原则立刻开展询价、比价、议价，提供三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价和付款条件等信息，报总经理或分管董事副总经理选择。? 2、合同。采购询价获准后，总经理工作部即与供应商洽买卖合同及合同条款，合同文本须经公司总经理或分管董事副总经理批准。 3、请款与付款。合同经双方签章生效后，总经理工作部按合同付款进度，向财务部申请借款。?无须签合同的小额采购，可在获得公司总经理或分管董事副总经理批准后直接向财务部借款。 4、采购。负责具体采购的人员按合同交货进度，及时催促供应商按时发货或及时采买。如发现物品品种、数量或质量与要求不符，负责采购的人员可拒绝接收或将货物退回。? 第四条 入库及出库程序。 1、保管人员需在当日验收新购进的办公用品（含办公文具、礼品及固定资产），验收合格的物品及时放入仓库，并于当日办理入库登记。员工离职时，退回的办公用品也需重新入库登记。 2、由总经理工作部通知各部门一次性领取办公文具，领取人须在出库登记表上签字。管理品须实际使用人本人签字领取，不得代签、代领。原则上，每人每月发放水性笔芯一支或签字笔一支。每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、订书钉各一盒。每人每年发工作日记大本一本，小本二本。不够用者，可经部门主管批准后另行申请。原则上平均每人每月办公用品标准不超过30元。 3、新进人员到职时，可到总经理工作部领用基本的办公用品。 4、礼品的出库必须由领取人提交书面申请，经分管董事副总经理签批后方可办理出库。 第五条 报销程序。 新购办公用品入库后的5个工作日内，总经理工作部持有关发票和凭证到财务部销帐。 第六条 总经理工作部可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存。 第七条 办公用品丢失、被盗或损坏时，公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿（保险公司赔付部分除外）。对于重大责任者，除追究经济责任外，还将视情节给予相应的行政处罚，甚至追究法律责任。 第八条 办公用品(含办公文具、礼品、固定资产)采购实行两人复核制，货比三家的原则。 第九条 管理、保养及维修。 1