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关于对公司会议制度规定的公告
为规范公司的会议流程,特制定本制度。
第一节 公司内部会议
第1条 会议等级划分
会议等级
会议类型
参会人员
备注
A级
公司员工大会
公司所有员工
所有会议必须先上报外联部
高层会议、核心员工会议、后备核心员工会议
集团人力资源部人员一名、外联人员一名、其他符合条件的人员
外联会议(非每周常规)
外联部所有人员、集团人力资源部人员一名、其他符合条件的人员
董事长召开的会议
人力资源部人员一名、外联部人员一名、其他符合条件的人员
B级
各事业部总经理召开的会议
事业部人力资源部人员一名、跟进事业部的外联人员一名、其他符合条件的人员
各事业部每周常规管理会议
事业部人力资源部人员一名、跟进事业部的外联人员一名、其他符合条件的人员
各事业部每周常规业务会议
事业部人力资源部人员一名、跟进事业部的外联人员一名、其他符合条件的人员
外联部每周常规会议
所有外联部人员、集团人力资源部人员一名
外联人员和事业部工作联系会议
事业部人力资源、跟进事业部的外联人员
C级
各地市子公司副总经理召开的会议
当地管理人员、指定参会人员
D级
部门经理召开的会议
指定参会人员
E级
员工讨论会议
指定参会人员
第2条 会议流程图
会议召开人发出会议指令
会议召开人发出会议指令
组织员发布会议通知
召开会议
接受指令人员作为会议组织员,策划会议方案
会议相关资料存档、会议宣传
第3条 会议指令发布的权限
职位
发布会议指令的权限
备注
董事长
所有会议
A级会议只有董事长有权限召开(除外联会议)
事业部总经理
本事业内的B级及B级以下会议
事业部副总经理
本事业部的会议
需通知事业部总经理
各地市子公司副总经理
子公司会议
部门经理
部门会议
第4条 会议邀请
如要召开超越指令权限的会议,可作为会议邀请;
举例:如除董事长外的一名高层要召开核心员工会议,可以通知组织员,由组织员向所有核心员工进行会议邀请。接到会议邀请的人员必须对邀请做出回复,但不强制要求一定接受邀请,也可以拒绝会议邀请。
第5条 会议授权
1)如果需要召开的会议超越了会议发起人的指令权限,而会议很重要或者对公司很有价值,可以通过向有权限发布指令的人员申请会议授权。
2)被授权人有权发布授权书上指定的会议指令。
3)会议授权必须是纸质,说明情况,并附带授权人和申请人的亲笔签名(会议授权书模板详见附件1)。
第3节 会议组织员
会议组织员由会议指令或者会议邀请发起人在管辖权限内自由指定人员。
周期性的会议可以固定会议组织人员。
第6条 会议组织员工作
根据会议指令和会议邀请完成会议策划,确定会议主要内容参会人员、地点、时间、照相人员(如果是培训会议则需要摄像)、会议记录员等。
组织员要通知所有参会人员会议的相关事项(时间、地点、主旨等),确保通知到位。
签到采用公司专用会议签到模板,不得代签。
监督会议照相、摄像工作和会议记录工作。
操作视频会议,控制会议整体流程。
会议前的准备事项:严寒、酷暑季节提前半小时打开空调;参会领导茶水准备、功放测试、话筒电池(话筒加满电池的情况下,多备4节备用电池)。
第7条 参会
参会一律采用加捷时间,提早10分钟。如会议开始时间为8:30,则8:20必须到场,未到则按迟到记录。
参会人员必须携带笔记本和笔或者采用电脑记录下会议的重要事项、相关精神。
会议期间不得大声喧哗、议论(除会议讨论时间)、上网聊天、玩手机、玩游戏等。
入会场前要将手机调成震动,如有电话和短信一律到会场外处理。
第8条 会议记录
1)会议记录必须采用统一模板(详见附件二)。
2)页眉左边必须是加捷的商标LOGO;
3)页眉右边为召开会议的事业部名称(如无法归类
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