胜意TMC系统OA对接标准方案方针.docVIP

+\ OA 对接方案 修订记录 日期 修订版本 修改章节 修改描述 作者 2016-04-18 V1.0 新增 易言 业务背景 当企业的出差费用达到一定规模时，一般都需要与差旅服务商合作实行差旅管理，起到控制成本的作用。差旅服务商能够解决行程预订及服务方面的问题，但企业本身对于员工出差和报销都有内部流程管控，并且都有一套标准的OA系统来实现出差申请和审批，由于企业内部的OA系统与差旅服务商的预订系统分别独立，员工出差的信息无法实时在线地通知服务商，在实施差旅服务的过程中，还需要进行线下沟通，导致双方的工作成本增加；另一方面，由于出差计划没有进入到服务商的系统，实际的行程预订是否按照出差申请的计划来执行，也无法管控；再者由于出差计划与实际行程没有关联，员工在报销时，财务无法判断员工的此次报销是否合理。 如果能够将出差的计划（OA）与实际的行程预订(差旅服务商)进行无缝对接，将极大的减少双方人工成本，并彻底解决出差计划与实际行程脱节所带来的各种问题。 对接的好处 减少双方线下沟通和人力成本； 1.1原来员工出差申请审批通过之后，还需要把出差申请通过邮件或附件的方式传递给服务商，再电话通知服务商预订。对接之后，出差审批信息直接对接到服务商的系统，员工也可以直接单点登录到服务商的系统进行预订。 1.2 企业差旅相关信息的异动，如组织架构、人员、成本中心、项目等。如果不进行系统对接，这些信息如果有变化，都需要线下通知服务商来进行维护，一是不及时，二是维护成本太大。 出差行为得到管控； 实现OA对接之后，员工的预订行为受出差计划的控制，不会出现行程与计划不符的情况。 财务报销清楚，有凭有据； 对接之后，员工每一次的预订和出票信息都能够返回到OA系统中，这样可以实现实际的行程费用与出差计划进行绑定，财务核销时，可以结合计划与实际行程来判断员工报销的真实性。 4、信息实时同步，确保服务顺畅。 包括部门人员信息、成本中心、项目等信息的实时同步； 4.1员工的入离职是频繁发生的行为，这些信息需要及时地通知到服务商，否则及容易产生损失，比如员工已经离职，但服务商不知道，可能还会按公司欠款进行出票；或者是新入职的员工，服务商这边不知道的情况下不给出票，影响到员工的出行。 4.2 成本中心、项目等其他信息也需要及时地同步，员工每笔出差费用都能明确的归属，确认财务能够清楚地核销。 技术对接方案 1、业务流程图： 组织架构及员工信息同步方案 组织架构和员工信息需要维护到TMC系统中。可以按以下方案进行实施： 2.1 系统初始化时 可以将组织架构 和员工信息 整理成标准的excel文档格式，在TMC系统中执行导入 2.2 上线运行过程中 员工信息可以随时发生变动，需要通过员工信息修改接口来实现员工信息的同步（需对接） 出差标准方案 行政需要确定公司的出差标准，一般公司都有出差管理制度，服务商需要根据公司的差旅制度提炼出 适用于机票和酒店的出差标准，然后维护到系统中。 这里面涉及到两部分信息的提炼和维护，一是员工的职级，二是每一个职级对应的出差标准。如果对出差标准提炼之后，发现所有员工走的都是同一标准，那么就可以不用区分员工职级，直接走公司统一标准。 还可能碰到的问题是，各分子公司差旅标准不统一，有可能总部的三级员工与子公司的三级员工的出差标准不一致，这种情况在系统中维护的时候，总部的三级与子公司的三级，就需要分别建立两个职级。 审批流程的确定及建立 先要确定哪些环节需要走审批，如果在OA系统已经做过审批，在预订环节是否还需要走审批，需要与客户确认。建议的流程是，如果违背了差旅标准，需要走审批，如果未违背，不需要走审批。 行政人员必须事先确定各部门人员的审批关系，然后提前在TMC系统中做设置。目前系统中支持以下两种审批方式： a 邮件回复审批 给领导（审批人）邮箱发送一封员工预订待审的邮件，例：（截图） b短信回复审批 给领导的手机上发送一条 员工预订待审 的短信，可以直接回复短信进行审批，例：（截图） c 第三种审批方案，在OA系统中进行审批。（需对接）， 订单信息通知回 OA系统中后，如果是需要审批的订单，订单的状态是“待审核”的状态，调用接口文档中提供的订单审批接口进行审批。 成本中心同步方案 需要与财务讨论并确定 结算单位 与 组织架构（分子公司部门）的对应关系，然 后在TMC系统中做好设置，确保员工预订之后的每一笔订单都能归属到正常的成本中心， 便于后期财务结算。 由于成本中心确定好