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办公自动化系统(OA规格说明书 目录 1门户 3 1.1办公门户 3 1.2部门主页 5 1.3领导办公平台 6 2公文流转 6 2.1发文管理 6 2.2收文管理 8 2.3签报管理 10 2.4督察督办 12 3个人办公 13 3.1个人邮件 13 3.2待办事宜 13 3.3日程安排 13 3.4名片夹 14 3.5个人文档(记事本 14 3.6密码维护 14 4综合办公 15 4.1会议管理 15 4.2车辆管理 16 4.3值班管理 18 4.4办公用品管理 19 4.5出差管理 20 4.6接待管理 21 4.7文档中心 21 4.8工作日志 22 4.9领导工作指派 23 4.10文件报送 24 5公共信息 25 5.1电子公告 25 5.2公共通讯录 26 5.3电子图书 26 5.4大事记 26 5.5公司论坛 27 5.6电子期刊 28 5.7政策法规 29 5.8规章制度 29 5.9意见箱 30 5.10在线培训 30 5.11视频信息 31 5.12常用信息 32 6系统管理 32 6.1工作流定制 32 6.2用户管理 33 6.3管理引擎(系统配置 34 7附加子系统 35 7.1短信 35 7.2RTX系统 35 7.3电子印章 36 7.4档案管理系统 36 7.5手写批示 36 8集团办公厅 38 8.1信访工作情况 38 8.2信息采集 39 8.3出国计划管理 39 8.4出国申请报告管理 40 8.5出国文件管理 40 9国际合作部 41 9.1涉外项目 41 9.2外事活动 42 9.3涉外信息数据发布 43 9.4外事管理 44 10党群工作部 45 10.1视频会议 45 10.2领导讲话 46 11财务部(集团 46 11.1借款报销 46 11.2财务报告 47 1门户 1.1办公门户 1.1.1功能概述 信息门户的作用是提供一种对内容、协作和应用的安全、单一访问入口,提供能够将人们集合到一起的集成和协作技术,您可以对其进行个性化设计来满足不同用户的需要。 信息门户的建设是要将各应用系统的操作界面通过门户平台进行统一设计,统一实现。使操作界面清晰,美观,干净,直观,前后操作连贯。信息门户的建设将以数据获取和数据整合为核心,通过对各类现有应用系统中信息和数据资源的全面、有机整合来 为综合业务网的工作协同服务。 此外,大多数门户都要求具有个性化,这使门户可以为用户提供相关信息。个性化可以为用户带来更富有成效的互动化体验,同时也提高用户对门户的忠诚度。 1.1.2办公门户内容 通过在Lotus Domino平台上的基本开发技术,并结合基于WWW浏览器的众多设计思想和实现手段,我们设计了标准版信息门户产品。下图所示为信息门户的大概框架内容。 图 1 综合办信息门户的框架设计 信息门户的首页面作为综合办内部办公的一部分,直接提供综合办内部的新闻、通知、公告等办公信息。这些栏目的内容维护和发布审批在办公系统中进行。 通过部门信息门户可以生成公司相关部门的内部办公主页。在部门主页上的栏目由部门信息管理人员定义产生。 在信息门户中通过页面模板管理和页面设置实现站点布局与信息的分离。站点页面的布局和具体表现形式由站点设计人员在通用的网页设计工具(例如Net Objects Fusion、Macromedia Dreamweaver或Microsoft Frontpage等中设计。页面模板设计完成之后, 导入到Domino中。此后,设置页面中的栏目与对应的后台数据库连接。这样,就可以在前面设计好的站点页面上以当初设计好的布局将这些数据库中的信息表现出来,从而完成了站点的后台便捷更新。 接下来的图片,展示了集团办公厅相应的结构和展现在用户面前的工作页面的大体框架。 1.2部门主页 1.2.1功能概述 针对各个部门的具体情况提供部门主页的部分定制功能,例如主页图片的定制维护,从而实现部门主页的个性化设置。一些模块公司网络的公共模块,就没有必要再在部门首页上体现,例如:公司理念、论坛等,其他模块,实现录入即发布的功能即可。这样就可以使部门主页真正能够既体现部门特点的又能提高部门工作效率,提高大家对部门主页的关注程度。 1.3领导办公平台 1.3.1功能概述 通过门户的个性化定制功能可以实现为各位领导定制个性化页面,集中需处理事项以及关心的栏目链接,不同的领导可以看到不同的信息,使用不同的功能,这也增强了系统的可使用性,提高对用户的亲和力和吸引力。 2公文流转 2.1发文管理 2.1.1功能概述 发文管理主要完成发文所涉及的一系列操作,包括拟稿、校稿、签批(会签、批示、登记文号、分发、归档等。