26.食品安全档案管理制度.doc

二十五、食品安全档案管理制度 XP-SA-025 1. 目的 对公司在食品质量安全管理过程中形成的食品质量安全记录、技术资料 等的文件档案进行有效控制，为质量体系有效运行提供证据，为工作质 量改进提供依据。 2. 范围 适用于公司食品质量安全过程中形成的所有食品质量安全记录、文件和 证书等档案资料的管理。 3. 职责 3.1 总经理负责公司质量安全目标、质量负责人任命书的审批。 3.2 质量负责人负责公司食品质量安全管理文件、制度的审批。 3.3 质管部负责对质量体系文件、检验规程、标准、制度等食品质量安 全文件的制定、发放和更改控制，规定食品质量安全方面的记录标识和 保存期限、要求。 3.4 技术研发部负责组织对生产车间作业指导书、 工艺单等食品质量安全 文件的制定、发放和更改控制。 3.5 生产部负责组织对环境、测量管理体系文件等食品质量安全文件的 制定、发放和更改控制。 3.6 设备部负责组织对设备管理文件、 动力车间作业指导书等食品质量安 全管理文件的制定、发放和更改控制。 3.7 各部门负责本部门食品质量安全管理制度等文件的制定、 发放和更改 控制，负责对相关食品质量安全文件提出修改建议，负责按规定填写质 1 量质量安全记录并对保存期内的记录进行保管。 3.8 食品质量安全文件使用部门或人员负责所使用文本文件的保管， 确保 得到现行有效的版本。 3.9. 总经理办公室负责食品安全相关证书等档案文件的统一归档、借阅 等。 4. 内容 4.1 食品质量安全文件的制定 食品质量安全文件制定人员根据所制定文件的性质和具体情况确定文件 是否需征求意见， 需征求意见的则持文件初稿征求相关部门和 / 或有关领 导的意见，不需征求意见的可直接定稿，请审批人员在《文件制定 / 更改 审批表》或文件上进行审批。 4.2 文件的审批 4.2.1 食品质量安全目标和质量负责人任命书由公司总经理批准。 4.2.2 食品质量安全管理制度、 标准、作业指导书、 工艺单及更改通知单、 设备管理制度、设备保养及检修细则和设备年度检修计划等食品质量安 全文件由相关部门领导审核，公司质量负责人审批。 4.2.3 各部门制定的管理制度、规程、规定等如果需其他部门或公司外 部人员执行的，由本部门领导审核 , 质量负责人批准；如果只需本部门内 部人员执行的，由本部门领导审核并批准。 4.2.4 直接引用的食品质量安全管理类外来文件， 使用前填写外来文件使 用申请表，由质量负责人批准后方可使用。 4.2.5 文件归口管理部门按照查新制度定期对有关国家法律、 法规及所使 2 用的标准等食品质量安全管理外来文件进行查新，认真填写查新记录， 及时更新文件。 4.3 文件的发放：形式有电子版和文本文件 4.3.1 电子版食品质量安全管理的受控文件由主管部门负责形成电子版 文件在公司局域网内部以只读方式共享；并设置电子版受控文件修改权 限密码。文件发放后，主管部门以网上通知的形式进行告知，发文人员 填写文件发放记录，注明通知时间，并注明网上共享。 4.3.2 食品质量安全管理的文本受控文件由主管部门打印、 装订后， 在受 控文件上编写受控号，加盖受控章，填写文件发放记录，发放到需要的 部门和人员，收文人在文件发放记录上签字。 4.3.3 食品质量安全管理外来文件由文件归口部门进行管理 , 按 4.3.1 或 4.3.2 执行。 4.3.4 食品质量安全管理文本文件发放的同时收回失效或作废的文件， 使 用部门如要保留，加盖“作废”印章或标识“作废”字样。 4.3.5 自行下载、打印或复印的文件不受控。 4.3.6 各部门人员调动时，办理文件交接，防止文件丢失。若文件丢失， 由使用部门向文件发放部门以书面形式说明理由，申请补发。 4.4 食品质量安全管理文件和记录编号按《文件记录控制程序执行》 。文 件的编号由文件制定部门按规定进行编号，记录由质量管理部统一编号。 4.5 质量安全文件、记录的更改 4.5.1 各部门对所使用的非本部门制定的食品质量安全文件、 记录内容如 有更改建议时，填写《信息联络单》 ，向文件制定部门提出修改建议。 3 4.5.2 文件制定部门认为确实需要修改时， 填写《文件制定 / 更改审批表》， 按规定办理文件的审批。 4.5.3 电子版食品质量安全管理文件更改后由文件更改部门以网上通知 的形式进行告知，并在更改记录中对更改的页码进行标识。 4.6 食品质量安全管理文件、记录的管理 4.6.1 食品质量安全管理文件使用部门负责所使用文本文件的日常管理。 如部门未能领到需要的受控文件时，填写《信息联络单》向文件管理部 门申请发放受控文件，确保所使用的文件现行有效。 4.6.2 质管部编写《质量记录一览表》 ，根据实际需要规定各类记录的保 存期限。 4.6