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北京大学图书馆国际交换管理系统的特点及工作建议 采访部 吴洁 一、国际交换管理系统的特点和功能 二、国际交换工作存在的问题及解决方法 一、北京大学图书馆国际交换管理系统的特点和功能  我馆自开展国际交换工作以来，已与世界上30多个国家和地区的300多家单位建立了交换关系。每年收到刊物近400种2000余册。虽然国际交换有完善的手工管理程序，但它们彼此相互独立，不利于交换工作的管理及维护。因此需要建立一套数据库管理系统来解决以上问题。经过一年多的努力，国际交换数据库管理系统基本建成，并已投入运行。 系统的功能及特点 1．多项查询功能  2．提供各类统计资料 3．及时打印及更改地址标签 二、国际交换工作存在的问题及解决方法 根据数据库的统计资料并结合这两年从事该项工作的实践和经验，对我馆国际交换工作存在的问题及解决方法提出如下建议：  1．明确交换与赠阅关系，保证交换双方受益 2．确立交换刊物要有针对性 3．随时对交换单位进行调整，确保交换刊物的质量 4．以换代订，减少刊物的重复现象 5．建立国际交换书刊专藏 1．明确交换与赠阅关系，保证交换双方受益 过去交赠关系不明确，在近400种的刊物中，无法区分哪些是交换的，哪些是赠送的，不利于刊物的管理。现在系统把交换关系分成A、B、C三种类型。 A类：互有交换关系，对方提供的刊物是我馆接受的交换刊物的主要来源，其刊物质量较高，实用性、专业性及连续性都很强。 B类：单一交换关系，我馆只接受对方单位的资料，没有回赠对方，我馆接受的赠刊中，这类单位所赠刊物占了很大的比重，但这类刊物没有稳定性，对方可以随时终止赠送。 C类：单一交换关系，我馆给对方寄赠资料，对方没有回赠我方，此类交换关系，主要是一些交换历史悠久，双方关系比较密切的单位。这些单位可能经常与我馆有合作项目，或是交流关系，因此，我馆无偿为其提供一些所需的资料。 2．确立交换刊物要有针对性  目前确定交换刊物，多是对方主动提出交换目录，我方根据刊物的质量等因素来决定是否与之交换。由于缺乏调查研究，致使交换工作存在一定的盲目性和被动性。针对这一问题，我们一方面要从自身馆藏特点，学校专业设置，学科类型等具体情况出发，选择对口的交换单位，另一方面要深入到学校的重点教学、科研单位，请教有关专家、教师、学生及本馆工作人员，了解他们对交换刊物的评价，并请他们提供所需的资料，从而使交换工作更具有针对性。 3．随时对交换单位进行调整，确保交换刊物的质量 我认为，衡量交换工作的好坏，应该以换回了多少有价值的文献资料为标准，而不应单一以数量为依据。近两年，我馆已开始对交换单位进行调整，对一些没有提供刊物或提供的刊物质量较低的单位，暂停寄送资料。同时，我们也在发展新的交换伙伴，确保交换刊物的及时性及完整性。 4．以换代订，减少刊物的重复现象 以换代订，即通过交换取代订购刊物，避免交换刊物同订购刊物的重复，节约经费。首先，要与交换刊物的出版、发行或提供单位有良好的协作关系，签订合同，保证定期提供我方所需的刊物；其次，要做好期刊的催缺工作，确保刊物的完整性。 5．建立国际交换书刊专藏  为了更好地开展国际交换工作，建议在有条件的情况下建立国际交换书刊专藏，将交换书刊物直接展示给读者，一方面可以使读者尽快地看到最新资料，另一方面可以让工作人员直接掌握交换书刊的利用情况，读者也可以有针对性的提出建议，及时反馈给工作人员，以避免交换工作的盲目性，提高交换文献的质量。 * *