英文商务信函写作的基本知识论述.ppt

外贸函电;Approaches of Learning this Course;Unit 1 Fundamentals of Writing English Business Letters英文商务信函写作的基本知识 ;1.1 Introduction（简介） ;1.2 Requirements for Business Letter Writers（商务信函的写作要求）;1.3 Seven Guidelines of Writing English Business Letters（英文商务信函写作七原则）;2. 简洁（Conciseness） 　言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。 3. 正确（Correctness） 　正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。;4. 具体（Concreteness） 商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。 5. 礼貌（Courtesy） 　在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。;6. 体谅（Consideration） 　发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。 7. 完整（Completeness） 商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。;1.4 Addressing Envelopes（信封的写法）;图1-1 寄往国外信函的信封写法;注意事项：;（3）寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是：先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大，先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后书写国名。 （4）关于信件类别、投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。如怀疑信件能否送交收信人，可在信封最下边标明：IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO XXX，即：如无法投递，请退交XXX。;1.5 Parts of English Business Letters（英文商务信函的组成部分） ;2. 日期（Date） 　日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到四行。 注意事项： （1）年份必须全部写出。 （2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。 （3）日期可以用序数词或基数词。 （4）年份前要加逗号。 （5）日期切忌全部用数字表示。;3. 信函编号（Reference number） 给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅，一般采用Your Ref.（你方编号）或Our Ref.（我方编号）。信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置，打上如下字样： Your Ref.： Our Ref.：;4. 信内地址（Inside address） 　信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。书写顺序是由小单位到大单位。每项内容单独成行： 　 Mr. Francis Lawrence 　 Vice President 　 Swinton Co. 　 87 Unico Avenue 　 Toronto, ST 9878 　 Canada;5. 称呼（Salutation） 　称呼写在信内地址下面空两行处。 　常见的正式称呼有：Dear Mr. Smith，Dear Mrs. Smith，Dear Miss Brown，Dear Ms. White。 　 　如果称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs。Mrs.没有复数形式，如果称呼多个女性，则在姓名前用Mmes.，如Mmes. White and Gray。 　写信给一家公司时，通常用Dear Sirs，也可以用Gentlemen。;6. 事由（Subject） 　事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，也便于登记归档和查卷。写在称呼下面、信的中间位置。事由下面可以划线，也可以不划线，有时可全部用大写字体。 　例如： 　Subject：Men’s Bicycles 　Re：Sales Confirmation No.2536 　Your Order No.： 　Reference： ;7