企业文档管理的问题和对策培训教材.pptVIP

封面 卷内目录 归档文件 备考表 组织案卷的要领: 1.分析文件之间的最小有机联系,确定卷内文件的数量. 2.将相关文件集中到卷盒内,重新编页号.(装订或不装订) 3.根据要求填写卷内目录、封面和备考表. 三、组织保管单元 常用立卷的方法: 1. 机构法, 即将每个部门所形成的文件立一个案卷.适用于部门文件数量不多的单位. 2. 时间法, 即将每一年的文件立一个案卷. 1和2经常结合使用,形成机构—年度立卷法. 适用于文书档案或管理性文件的立卷. 3. 问题法, 即将有关一个问题的文件立一个案卷. 适用于部门内文件形成量较大的单位. 4.技术结构法,即将同属于一个技术结构的文件组成一个案卷,适合复杂技术产品的图纸立卷. 5.专业法,即将加工过程中同属于一个专业的文件组成一个案卷,适合工艺文件的立卷. 6. 项目法, 即将同属于一个项目的文件立一个案卷. 适用于小型科技项目. 7. 文种法, 即将同一类型的文件立一个案卷.适用于财会文件和标准文件的立卷. 8.单件法，即将每一份文件立一个案卷。适用于文书档案的立卷。 四、企业文档的排放与库位管理 收集入库的企业文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排放.具体方法有以下几种: 1.大流水排放.即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找.(在实现计算机辅助管理的前提下,这种排放值得提倡) 2.分类排放.即严格按照企业文档的分类体系进行排放,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架. 3.分类流水排放.结合上述两种排放的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排放. 企业文档的利用 企业文档的利用是企业文档管理的最终目的.主要内容是: 1.编制出必要的检索工具,确保文档信息有存有取. 2.制定必要的利用制度,确保被利用文档的安全和有效利用. 3.积极开展文档资料信息的整编工作,实现信息的增值. 4.根据企业管理信息化程度的提升,适时开展即时监管,及时发现信息产生,传递和利用中的问题,疏通信息渠道,协调信息资源的配置. 在已经实现办公自动化的条件下,文档中心应当采用较为适用的文档管理软件系统,促使检索工具的自动生成,信息内容的自动组配,利用过程的自动监督等功能的实现. 中国人民大学信息资源管理学院 宫晓东 E-mail: zuishig@ 企业文档管理的问题与对策 深圳海油文档工作培训专用 目录 企业文件的形成与处理 企业文档管理的基本概念 建立正确的企业档案意识 企业文档管理的基本体制 企业文档的区分与类集 企业文档管理实务 企业文档管理的自动化 企业公文的写作与处理 一、基本概念 （一）文件的概念、特点、作用。 1、文件的概念 文件是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况 的具有特定体式的信息材料。 公文即公务文件，是指机关或以公职身份的个人在公务活动中形成和处理的文件。（在这里，我们所指的文件即公文） 2、文件的特点 第一，文件有法定的作者。 第二，文件有法定的权威。 第三，文件有特定的体式。 第四，文件有特定的处理程序。 3、文件的作用 第一，信息的记录； 第二，信息的传播； 第三，信息的存贮。 （二）文件的划分与文种 发文 1、文件的划分 收文 来源和去向 内部文件 上行文 行文关系 下行文 法规性文件 文件 平行文 指导性文件 通报性文件 性质、作用