会展旅游管理教案会议入场及其他服务.pptVIP

Thank You! Add Your Company Slogan * 会展旅游 会议入场及其他服务 第八讲 会议入场 会议特色服务 家属活动项目 Click to add title in here 4 1 2 3 Contents 一、会议入场 会议报到 会议安全保卫 限制入场 票券 展品安全 1.会议报到 正式报到处 旅游和特别服务办理处 文件包领取处 报到处 文件包的三种分发办法： 登记入住时在前台领取 饭店在预先登记入住和分配客房后，将文件包留在代表们的客房中 在会议办公席分发文件包，不通过客房登记处 迎接横幅与报到处 正式报到处 文件包领取处 旅游及特别服务处——旅行社服务台 文件包内容 主办机构 会议活动安排表 各类代金券 陈述会议目的及目标的介绍信件 会议发言人员和表演人员介绍 饭店 饭店为住客提供的设施 会议接待室和餐厅的开放时间及位置 饭店付账及结账手续 饭店纪念品，如笔记本、钢笔（饭店标记） 二、会议安全保卫 限制入场 参会登记（册） 与会者登记，会议主办者也可以获得根据登记处资料获得的一份详细的通讯目录。 流程：在正式报到处，检查身份，收取会务费，发放会议证明——会议代表证。 会议代表证 普通 卡片式 条码代表证 组合性代表证 姓名： 机构： 2.票券售理 了解会议实际允许入场的人数，当入场人数决定收费时，采用代金券的方式。 代金券在收取后必须立即点数，数额要由一名会务组授权人员来核实。 收取方式与地点： 坐宴：侍者在坐宴中收取 自助餐：工作人员在餐厅门口（会务组人员在门口接待，调节纠纷，问候贵宾。桌椅可用作它途。） 丢失等情况处理：会议主管，机动票 销售方式： 打包销售，无法退款 展品安全 饭店保安人员 外援与计费：参展商参会时。 四个关键时期： 展品迁入＼开展＼闭展＼展品迁出 三、会议其他服务 打印、复印 会场装饰 物品存放 有偿 物品登记簿：记录物品的接收日期，存放地点，存货人与接货人姓名。 关于展品存放的规定 本饭店不提前接受和存放任何展览物品。 若有任何物品未能在指定日期迁出，我店可以存放或必须存放这些物品时，我店将向会议机构或参展商收取一定金额的存放费用。 娱乐活动 晚宴前的厨师拿手菜表演 海滩砌沙塔比赛和烧烤野餐晚会 乡间集市游 群众性体育活动 品酒会 艺术展览 娱乐促进了另一个层面的交流：随意的、开放的、低风险的、近距离的、更专注的甚至是有关机密的交流，结果是更有效的沟通，获取超出会议的信息。 优选商家：为策划者提供特殊服务的酒店“外援”。 通常饭店允许优选商家在会议现场设立办公室。给饭店支付租金和一定比例的销售额。饭店可以通过推荐这些商家获取佣金。 饭店如果拥有本店的专门独家服务商，或设有自己的会务管理公司，应在与会议主办机构的谈判中讲明这一点。 会议总部办公室 电话服务 会议接待室 使用冲突（尤其是举办展览期间） 主办方的“订房优先” 三、配偶计划（spouse program） 许多饭店由于没有提倡配偶参会,而忽视了一个潜在的相当有利可图的市场。一个普通的会议代表每天在饭店的花销大约是160美元。如果他或她携带配偶,则两人的花销一天就要超过200美元,这多出的部分对饭店来说无疑是一笔额外的收入,而且配偶又不需另外的客房。对于一个有500名代表的会议来说,这就意味着饭店的日收入可增加20000美元,这对任何一家饭店都不是小数目。 如今大部分会议都邀请代表们的配偶同来参加。根据《会议与例会》中的最新会议市场报告,每年约有1100万配偶出席各类大会及公司会议。对一些会议团体来讲,每年的会议已经成了一项家庭事务。会议服务人员应该预先准备来招待这额外增加的客人。饭店一般会专门为他们安排一些活动项目。而且像对待其他会议活动一样重视这些项目。我们通常认为,与会人员如果有配偶在身边,就会在饭店停留的时间长一些，消费多一些,而这些都对饭店有利。 意义 增加配偶出席人数 一旦会议策划者认同了邀请配偶出席会议的意义,饭店可以采取各种方式来促进配偶参会。会议部门经理应与会议主办单位密切配合,提出建议,提高配偶的兴趣,进而增加参会人数。以下是一些值得借鉴的方法: 　　1、为会议主办机构提供饭店的介绍说明及内部材料,并建议策划者将其随邀请函一同寄出。材料可以包括饭店的菜单,照片以及城市景点等等。 　　2、此外,你或许可以从策划者那里索取到一份完整的最新与会代表名单,然后以个人名义给他们发送信函,描述配偶活动安排。再者,告知他们当地的气候以及合适的衣着。 　　3、建议会议主办单位指定一位配偶计划负责人,并与之合作,共同安排节目,旅游观光,以及其他娱乐活动。 　　4、在一份比较受欢迎的该会议团体的商业刊物上做广告。你的广告应该充分展示邀请代表的配偶同来参加会议的优点。 3.配偶活动项目