公司公文管理规定(暂行).docVIP

********** 有限公司 公文管理规定（暂行） 为了规范公司公文行文、程序及版式，使公文既统一、美观，又大方、得 体，很好的体现 ** 企业文化，彰显企业形象。根据集团相关文件规定，结合实 际制订本规定： 一、适用范围： 本规定适用于 ********** 有限公司与 ****** 总公司之间、集团公司 *** 之 间、其他外单位之间及公司内部各部门（项目部） 、科室之间各类公文的起草、 审核、传递、存档等管理。 二、公文的类别： （一）按级别可将公文可分为： 1、一级公文 以公司名义起草、下发或上报的各类文件、会议纪要、函、通报、通知、 报告、报表等，用以规范或代表全公司或跨多个部门利益行为的公文。 2、二级公文 以部门名义起草、下发或上报的各类文件、会议纪要、函、通报、通知、 报告、报表等，仅用以规范或代表某一个单一部门或某一特定范围利益行为的 公文。 （二）按类别可将公文可分为： 1、函类（会知函或工作联系函） 适用于不相隶属部门之间互相商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答 复审批事项。其中会知函常用于 ***** 与涉外公司之间商洽及答复问题所用，工 作联系函常用于 ***** 与集团各委员会、 **** 各部门、 ***** 内部各部门之间询 问、协调及答复问题所用。 2、文件制度类 （1）公司正式文件执行“ ********** 有限公司”唯一红字格式。文件字号 为“*** （× × × 年）× × 号”签发人为总经理。职能部门需要面向全公司或某 一方面行文时，由各职能部门起草文件初稿，经分管班子成员审核后，报总经 理审定签发，以“ ********** 有限公司文件”行文。不经签发人签字一律不得 下发、发放。 注：因工作需要，公司涉外与政府、行政事业单位之间的行文也执行 “********** 有限公司”红字格式。文件字号为“ *** 文（或呈）（× × × 年） 1 × × 号”签发人为总经理，不经签发人或授权专人签字一律不得对外传递、报 送。 （2）部门或车间对内部人员的管理条例、细则，经部门或车间负责人签字 后下发执行。 3、会议纪要类 以“*** （× × × 年）第× 期”下发的公司纪要，仅限班子会议、月度生产 经营总结会、 总经理主持召开各类专题会议、 主管班子成员主持召开的跨系统专 题会议，不包括单个部门内部的部门会议。主管班子成员主持召开本系统的会议纪 要以“** 系统（× × × 年）第× 期”形式下发。所有会议纪要必须要经会议主持人 员（总经理或主管班子成员）签发后才能行文，同时必须报综合管理部统一编号下 发。 4、通报、通知类 （1）各部门为了表彰先进， 批评错误， 传达重要情况和上级有关重要精神， 公布阶段性工作进展情况等，都可以起草“通报” 、“简报”，但必须有主管班子 成员签发。若通报、简报有奖励内容的，经主管班子成员签批同意后仍须报总 经理签批同意后，报综合管理部统一编号下发。 （2）由总经理或主管班子成员安排的紧急工作，虽涉及面较小，但仍需各 相关单位配合、执行时，或者各职能部门开展的涉及整个公司范围的工作时， 均可以公司名义发文，由起草单位起草，经主管班子成员或总经理签字同意后， 报综合管理部统一编号下发。 5、报告申请类 申请、报告或请示上级领导或职能部门帮助、协调解决困难或批准事项的 公文，原则上属于某个部门需要协调或管辖范围内的问题就署名该部门，但申 请、报告或请示事项涉及整个公司，则可以以 ***** 公司名义行文，逐级签批， 但此类公文不以文件形式办理。 6、合同报表类 此类公文字体统一为宋体字，字号不做硬性要求，但必须严格按照商务合 同或相关报表格式统一行文，但必须确保整体美观、大方、得体。 7、其他类等 参照公文通用格式要求行文。 三、公文的要求 1、发放形式及范围 2 （1）***** 公司文件、会议纪要、系统纪要、内容涉及人事、处罚、考核、 决定、奖励的通报，以纸质和 OA形式发送至 ***** 总经理、***** 班子成员、各 部门（项目部）、科室（车间），必要时以 OA形式发送至董事长、副董事长和相 关委员会。下发后在公示栏内公示一周（如情况特殊按要求时间公示） 。 （2）属正常工作安排的系统纪要，仅以 OA形式发至相关单位。 （3）非公司文件字头的通知类公文， 根据涉及内容情况，确定用纸质或 OA 形式发放。 （4）申请、汇报、报告类公文，根据内容要求送至相关单位。 备注：以上公文中的文件、纪要、通报在公文的下面注明主题词和发送范 围： 主题词要求：突出体现公文核心的词语。如： 《劳动纪律管理规定》文件的 主题词就可以写为“纪律” 、“规定”。 发送范围包含： “报送、抄报和发至” ，报送是指：发文单位的上级主管部 门、领导；抄报是指：发文单位的平