机关文书档案的整理归档方法和要求内容.pdfVIP

. 机关文书档案的整理归档方法和要求 一 、什么是文件材料的归档整理 ？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕 ，应作为文书档 案保存的各种纸质文件材料 ，以件为单位 ，进行装订 、分类 、排 列 、编号 、编目 、装盒 ，使之有序化的过程 。 二 、上述定义包括以下几层含义 ： 1、办理完毕的 ； 2 、文书材料 ； 3、基本整理单位是 件“ ”； 4 、整理的基本环节是 ：装订 、分类 、排列 、编号 、装盒等 。 三 、归档文件整理原则 ：遵循文件的形成规律 ，保持文件之间 的有机联系 ，区分不同价值 ，便于保管和利用 。 四、工作要求 ： 强化收集 、简化整理 、细化检索 、深化利用 五 、 文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一 ）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的 、办理完毕的 、具 有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程 。 要求 ：材料齐全完整 、 内容真实准确 如何才能做到齐全完整 ？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能 、主要工作内容 。 2 、制订本单位的归档制度 。 . . . 归档制度包括归档范围 、归档时间和归档要求三部分内容 。 （1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动 ，具有查考利用价值的文件材料 均属归档范围 。各单位应依据 《新规定 》，结合本单位职能及其内设 职能部门工作实际 ，加强对工作中形成文件材料的研究 ，详尽编制 本机关的文件材料归档范围 。 各单位制定的归档范围 ，报送档案管理部门审批同意后 ，应作 为本单位的一项业务标准加以公布施行 。 （2 ）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成 。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集 ： A 、随办随归 ； B、定期收集 ； C、年终集中收集 。 （3 ）归档要求 A 、归档的文件材料应齐全完整 、内容准确 。制成材料要耐久 规范 。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水 。 B、收集工作应立足本单位 ，注意业务部门形成的反映专业职 能活动的文件材料的收集 ；重大活动事件材料的收集 。 C、文电合一 。 D、底稿随印件一起收集 。若底稿是直接在计算机上起草的打 印件 ，则一般只要收集发文稿纸与印件 ，其中发文稿纸上除了领导 .