用表格做财务报表全集(免费).docVIP

用表格做财务报表 一、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用 “ 数据有效性 ” 功能建了一个分 类下拉列表填充项。 1. 在 Sheet2中,将企业名称按类别 (如 “ 工业企业 ” 、 “ 商业企业 ” 、 “ 个体企业 ” 等 分别输入不同列中,建 立一个企业名称数据库。 2. 选中 A 列 (“ 工业企业 ” 名称所在列 ,在 “ 名称 ” 栏内,输入 “ 工业企业 ” 字符后,按 “ 回车 ” 键进行确认。 仿照上面的操作,将 B 、 C…… 列分别命名为 “ 商业企业 ” 、 “ 个体企业 ”…… 3. 切换到 Sheet1中,选中需要输入 “ 企业类别 ” 的列 (如 C 列 ,执行 “ 数据 → 有效性 ” 命令,打开 “ 数据有 效性 ” 对话框。在 “ 设置 ” 标签中,单击 “ 允许 ” 右侧的下拉按钮,选中 “ 序列 ” 选项,在下面的 “ 来源 ” 方框中, 输入 “ 工业企业 ” , “ 商业企业 ” , “ 个体企业 ”…… 序列 (各元素之间用英文逗号隔 开 ,确定退出。 再选中需要输入企业名称的列 (如 D 列 ,再打开 “ 数据有效性 ” 对话框,选中 “ 序列 ” 选项后,在 “ 来源 ” 方 框中输入公式:=INDIRECT(C1,确定退出。 4. 选中 C 列任意单元格 (如 C4 ,单击右侧下拉按钮,选择相应的 “ 企业类别 ” 填入单元格中。然后选中该 单元格对应的 D 列单元格 (如 D4 ,单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称 填入该单元格中。 提示:在以后打印报表时,如果不需要打印 “ 企业类别 ” 列,可以选中该列,右击鼠标,选 “ 隐藏 ” 选 项,将该列隐藏起来即可。 二、建立 “ 常用文档 ” 新菜单 在菜单栏上新建一个 “ 常用文档 ” 菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调用。 1. 在工具栏空白处右击鼠标,选 “ 自定义 ” 选项,打开 “ 自定义 ” 对话框。在 “ 命令 ” 标签中,选中 “ 类别 ” 下 的 “ 新菜单 ” 项,再将 “ 命令 ” 下面的 “ 新菜单 ” 拖到菜单栏。 按 “ 更改所选内容 ” 按钮,在弹出菜单的 “ 命名 ” 框中输入一个名称 (如 “ 常用文档 ” 。 2. 再在 “ 类别 ” 下面任选一项 (如 “ 插入 ” 选项 ,在右边 “ 命令 ” 下面任选一项 (如 “ 超链接 ” 选项 ,将它拖到新 菜单 (常用文档 中,并仿照上面的操作对它进行命名 (如 “ 工资表 ” 等 ,建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。 3. 选中 “ 常用文档 ” 菜单中某个菜单项 (如 “ 工资表 ” 等 ,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选 “ 分配超链接 → 打开 ” 选项,打开 “ 分配超链接 ” 对话框。通过按 “ 查找范围 ” 右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿 (如 “ 工 资 .xls” 等 文件夹,并选中该工作簿文档。 重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4. 以后需要打开 “ 常用文档 ” 菜单中的某个工作簿文档时,只要展开 “ 常用文档 ” 菜单,单击其中的相应选 项即可。 提示:尽管我们将 “ 超链接 ” 选项拖到了 “ 常用文档 ” 菜单中,但并不影响 “ 插入 ” 菜单中 “ 超链接 ” 菜单项和 “ 常用 ” 工具栏上的 “ 插入超链接 ” 按钮的功能。 三、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中,如果想让大于等于 2000元的工资总额以 “ 红色 ” 显示,大于等于 1500元的工资总额以 “ 蓝 色 ” 显示,低于 1000元的工资总额以 “ 棕色 ” 显示,其它以 “ 黑色 ” 显示,我们可以这样设置。 1. 打开 “ 工资表 ” 工作簿,选中 “ 工资总额 ” 所在列,执行 “ 格式 → 条件格式 ” 命令,打开 “ 条件格式 ” 对话 框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中 “ 大于 或等于 ” 选项,在后面的方框中输入数值 “2000” 。单击 “ 格 式 ” 按钮,打开 “ 单元格格式 ” 对话框,将 “ 字体 ” 的 “ 颜色 ” 设置为 “ 红色 ” 。 2. 按 “ 添加 ” 按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件 (大于等于 1500,字体设置为 “ 蓝色 ” ;小于 1000, 字体设置为 “ 棕色 ” 。 3. 设置完成后,按下 “ 确定 ” 按钮。 看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 四、制作 “ 专业符号 ” 工具栏 在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己 的 “ 专