公文处理办法中常见问题和病误分析.pptVIP

主要是指文件格式中的“附件说明”部位标注不合规范，附件:《2007 年工作总结》一份“或”附件:《2008 年工作计划》一份“附件随后”“附件三份”、“附件列后”不规范的写法。正确的写法应当是要注明附件的顺序、标题及件数。 十三 附件说明方面常见的病误 病误 版记亦称文尾，通常由主题词、抄送范围和印制记录（或称印发机关和印发时间）组成，位于文件末页下端。如果不符合上述情形，都属文尾错位。文尾错位的具体表现是: （一）文尾被错放在公文附件或被批转(转发、印发)件的前面，致使主件和附件、被批转件组成的统一整体被分割开来。 十四 公文版记(文尾)方面常见的病误 (二)在被批转文件中，有的主件的文尾不仅被错放在被批转文件的前面，而且还继续保留被批转文件的文尾。 (三)文尾位置被随意提高或降低，遇到文件末页上端空白地方大一些时，就将文尾部分提高，甚至提到文件版面的1/2 处。《国家行政机关公文格式》（GB/T9704--1999）8.3.5 明确要求，版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 (四)无文尾版记。 （五）个别单位还有在“报告”文的版记中出现“抄报、抄送”的病误现象，如： 主题词标注不规范是指公文主题词标注的不正确，它不仅起不到应有的检索作用，而且还会影响到公文整体的严肃性和规范化。主要问题有: （一）缺少某一部分。 十五 主题词标注方面常见的病误 缺少类别词 （二）重复某一部分。 （三）主题词的各词目之间使用了标点符号。 文秘工作、印章、规定、通知 文秘工作 印章 规定 通知 （四）用词模糊。 《关于进一步加强资金管理工作的通知》 主题词：加强 资金管理 工作 通知 主题词：财务 资金 管理 通知 病误 正确 病误 正确 (五)其它如：主题词及词目字体、间隔不规范等 标准如下： 主题词组成：类别词（1个）+ 类属词（1-3个）+ 文种（1个） 类别词 类属词 其它公文报送及呈批事项 集团公司公文报送、查询注意事项 一 报送范围 1 2 3 报送集团公司的上行公文 各公司、区域指挥部、项目（指挥）部本级发文抄送相关集团公司领导阅知的平下行公文 内容涵盖请集团公司领导阅处事项的业主来文 三 报送格式要求 四 公文办理情况查询 报送的公文必须为公文要素齐全并加盖公章的word 格式，大小最好不超过2MB。 各单位查询报送集团公司公文办理情况一律请各单位办公室文件管理员与文书科联系查询事宜，并准确说明报送时间、报送文件名称等要素。 二 报送形式 所有报送集团公司阅处的公文，通过集团公司OA办公平台寻呼信息报集团公司行政办公室文书科文件管理员，并请在寻呼信息中注明：报文单位、文件号、文件名称。如有特殊要求请一并在报送信息中注明，特别紧急报文请电话告知文件管理员。 集团公司收文批单、流程 呈批事项模板、流程的选用 审批流程选用错误 1 正确流程： 审批流程选用错误 2 工程土建施工1、5、18、19标段的投标,现需办理以下事宜：1、营业执照副本；2、资质证书副本；3、安全生产许可证；4、企业集团登记证（或能反映其为集团性质公司的企业章程）；5、《区外来桂企业登记备案证》和《外地来邕企业资质登记备案表》；6、法定代表人授权委托书（委托人：×××）；7、类似业绩证明材料。上述资料扫描件加盖局公章。 法人授权委托事项要办理专项审批 正确流程： 谢谢! 2012年5月23日 三是直转法 当某一重大问题，从上到下都要层层转发时，标题就更难拟制。采用省略法、替代法均不合适，这时可采用直接转发最上一级文件的办法。 《转发国资委关于抓好X X工作的通知》 如若上级在转发它的上级文件时，均结合实际提出了具体落实意见，则可将上级的转发意见连同最上一级文件作为“附件”附在正文之后，主题词之前；当上级转发最上一级文件时，没有提出具体意见，则不必将中间级转发文件附上，可在导语中说明，也可不提及。 (四)标题不清楚 是指在文件标题的拟制上模糊不清，容易引起歧义和误解。 《××关于车辆问题的请示》 《××关于购置〈或报废、调换〉××车的请示》 《关于对××项目施工问题的请示》 《关于协调解决××项目施工资金有关问题的请示》 集团公司目前各单位报文中部分不规范报文都是标题太过简化，而导致简而不明，令人费解。 病误 修正 病误 修正 公文标题不同于一般文章的