档案管理课件 四 归档文件整理、文书归档(第2、3节).pptVIP

第四章第二节归档文件的整理 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行修整、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等技术工作，使之有序化的过程。 国家档案局发布的《归档文件整理规则》明确了归档文件的整理方法和质量要求，为文件整理工作确立了标准和依据。 一、归档文件整理的含义 （一）办理完毕的文书才整理归档 所谓办理完毕，是指文书在处理程序上已经办理完毕，而不是指文书内容所涉及的事情已全部办理完毕。其界定要视具体情况： 1.文书中涉及的事情只需近期办理，并确定已经办理完毕。 2.文件需要长期办理或执行时，如重要决议、年度计划、长远规划等，发文机关在文件发出前就可以将定稿整理归档；收文机关经有关领导阅知、研究、传达并采取具体执行的措施后，可整理归档。 3.对于不必办复的文件，经有关负责人批阅或传阅等文书办理程序完毕，即可以整理归档。 一、归档文件整理的含义 （二）有查考利用价值的文件才整理归档 （三）文书归档前必须经过科学的整理：修整、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等技术工作。 二、归档文件整理的作用 保持文件之间的历史联系，便于查找利用。 维护文件的完整与安全，便于保管。 保证工作活动的连续性，为档案工作奠定基础。 三、归档文件整理规则 （一）《归档文件整理规则》的有关规定 国家档案局2000年12月发布《归档文件整理规则》，作为改革传统立卷方式的一个新标