办公室事务管理课程.ppt

第七讲  办公室事务管理;课程安排;办公室环境;点评;办公室布置的原则;办公室布置的原则;办公室布置的原则;办公用品的选购与摆放;选购办公用品的原则;根据以上原则，列出办公室需采购的办公用品清单;邮件的收发与传阅;小组讨论;收信件细节;邮件收进的程序和要求;请每组设计一份邮件登记表;邮件登记表;资料、邮件分送;阅办;观看录影片段一;讨论这位行政人员的工作应该如何改善？;邮件的发出;妥善安排上司约会;安排约会的原则;观看资料片一、二;安排约会需要注意的细节（一）;下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。;及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。 特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。 约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。;安排约会需要注意的细节（四）;让我们 快乐地工作 快乐地生活 ;第八讲 口才训练与电话技巧;课程程序;一 电话口头表达训练;1. 言语;传话游戏;传话游戏;2.声音;提高发音准确率练习;绕口令3： 牛牛和妞妞 是对好朋友 牛牛去放牛 妞妞要去摘河边柳 牛牛不让妞妞去摘柳 急坏了妞妞， 吓跑了小牛。 ;语音语调的变化会影响意义;3.态势语;二 、电话的基本技巧;评论：;接电话的流程：;接电话的流程：;接电话的流程：;⑷ 详细记录通话内容;⑸ 复述通话内容，以便得到确认;⑹ 整理记录提出拟办意见;第 号 记录人;? 电话记录单（二） ? ; 下面是一份电话记录的范例： ;⑺ 呈送上司;评论：;拨打电话的流程管理：;⑴ 提前想好谈话要点，列出提纲;三 十大电话情景应对技巧（一）;状况三：接到一些令人困惑的电话 询问清楚 代为总结 状况四：当对方怒气冲天时 耐心聆听 细心劝说 承诺对方 ;三 十大电话情景应对技巧（三）;状况七：对方的谈话谈不到点子 归纳总结 状况八：拔错号 抱歉 状况九：通话时受到干扰 不可同时交谈 状况十：被问及公司机密问题 婉言回避 ;第九讲会议的筹划与管理;会议的重要性;会议的筹划与管理 ;会前准备工作 ;安排议题、议程 ;?委员会会议议程 ? 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 ? 1、（11：00）任命一位会议主席 ? 2、（11：10）为缺席致歉 ? 3、（11：15）批准上次会议备忘录 ? 4、（11：30）上次会议提出的事项 ? 5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息 ? 6、（12：15）财务事项 ? 7、（12：45）特别事宜 ? 8、（13：00）其他动议 ? 9、（13：15）其他事宜 ? 10、（13：35）下次会议细节 ? ;拟订与会人员名单 ;申请会议所需资金 ;会场布置 ;讨论：各种会场的利与弊;;;;安排食宿和茶水 ;一杯香茶可赢得交易机会;角色练习;给客人斟茶的注意事项;茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。 有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。 洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。;上茶时的七个程序;桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶 用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾 上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。 ; 会间的组织服务; 签到 ;游戏：会议排座;安排就座 ;做好会议记录 ;小组讨论; 会议名称;点评;会场服务 ;会议的善后处理;会场清理 ;??????? 印发会议记录;第十讲公文写作技巧;公文写作技巧 ;公文的写作方法与技巧 ;1、????? 写作特点; 培 训 下午好，我是来自新意公司培训部的培训师，刘常新。 今天，我要跟大家讲的是培训。确切地说，我要讲以下三点： 培训的必要性； 培训的内容； 培训的预期效果。;分清写作文类;? ;2、写作要求;D、?事实求是???????????? 是什么说什么，不掩饰、不夸张，按事实本身描述与表达。 E、?? 及时迅速??????????? F、???简明生动?????????? G、???层次分明?????????? H、???格式规范??????????;3、写作程序;3、写作程序;A、拟订提纲 B、起草正文 C、反复检查;案例演练;你该怎么办？ 根据案例，请写一封给上