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NVQ企业行政管理 （二级） 课程讲义 孔昭林 ;序言; 培训内容：NVQ企业行政管理二级证书培训，主要讲解有效的行政管理组织，工作实践以及商务交流和办公设备操作知识。其中包括；办公室管理工作技巧；设备、材料、服务、供应工作；工作环境创建和管理；程序、信息与交流；工作交流、个人效率和团队精神。 ;第一单元：办公室工作 标准与大纲：计划课时：11 行政管理人员的重要职责和素质； 办公室如何支持业务运作，能提供什么职能服务； 高效的行政管理在促进良好形象中的重要性； 办公室综合业务职能，特别是充当信息交流中心的角色。;第一单元：办公室工作 中心思想： 办公室工作是企业管理运作的中心； 办公室是企业对外的形象； 办公室成员要有较好的素质，能承担起相应的职责。 ;主要内容： 一、企业行政管理人员的职责和素质（教材1.1、1.2） 二、行政???公室及行政工作对单位的重要影响（教材1.3、1.7） 三、行政办公室怎样支持和服务于企业整体（教材1.4、1.5、1.6） 四、办公室的综合职能（教材1.8） ;一、企业行政管理人员的职责和素质（教材1.1、1.2） ;一、企业行政管理人员的职责和素质（教材1.1、1.2） 企业行政管理人员的职责： 企业行政管理人员的基本素质是： 工作能力； 工作态度； 心理素质； ; 一、企业行政管理人员的职责和素质（教材1.1、1.2） 1、? 企业行政管理人员的职责 （1）收发信函（2）接打电话 （3）存档、检索（4）接待来访者 （5）复印（6）使用计算机制作多种文件 （7）安排约会（8）安排会谈和会议 （9）物资的购买与管理 （10）办公室财务管理 （11）?????? 安全和保密 ;作业 1．1 你受雇于一家大型制造公司，该机构安排见习行政管理人员在每一个部门实习一段时间。你已经在会计部门工作了三个月并将要离开。列出你在会计部门履行的主要职责交给接替你的见习人，以使他或她知道可能需要做的工作。;答案 ： 会计部门 检查供应商的发票，输入发票到计算机系统中（或写在书面记录中），准备分类帐，输入分类帐到计算机系统中，会计核对，回答查询，准备财务报告。 采购 检查采购申请，准备和发出采购定单，联络供应商，联络工作人员（下定单），回答查询，输入信息到采购系统中，准备采购报告。 记住：在大型单位中有其他会计部门，例如客户账户，借贷控制，库房。 ;2、? 企业行政管理人员的素质 （1）什么是素质 （2）素质的一般特征：;企业行政管理人员的基本素质是： （1）工作能力：A、良好的交流技能。B、机智。C、有能力识别自己能处理的问题和那些应该求助于他人的问题。D、良好的记忆力 （2）工作态度：A、准时。B、得体的外表。C、对单位的忠诚。D、准确性。E、热心帮助他人。F、自觉处理加班。 （3）心理素质：A、热情友善的性格。B、互相理解。C、谨慎。D、 冷静。 ;作业 1．2 仔细看下面招聘行政管理人员的广告，并列出对学历和职业资格的各种要求。与其他学员讨论你的情况，比较每一项工作的要求。有满足广告中需要的所有技能的人吗？如果有列出来，并留作参考。 ;行政管理助理 需要一位助理加入我们繁忙的考文垂车站的工作队伍。成功的申请者应当懂得计算机并有出色的接听电话礼仪。重要的应具有与各层次的人有效交流的能力。如果你感兴趣请与 E Pearson 先生联系，电话：01403 567324。 答案 中专或职高学历。 熟练使用办公室软件。 能热情礼貌地接听电话。 有良好地交流能力，能与各层次的人沟通。 ;;行政管理助理需要一位行政管理助理加入我们热诚的队伍，在繁忙的销售定单处理部工作。这个岗位要接触大量的客户，从接收和处理定单，到处理查询和开出发票。申请者必须具有良好的键盘操作、计算能力和出色的接听电话礼仪。重要的是能在繁杂的环境下有序地完成工作的能力。文字处理和数据库技能也是必需的。请与Jane Wright 联系取得申请表，电话：0208 345 9876。 ;答案： 大专以上学历。 深厚的计算机知识，熟练的键盘操作、数据库处理、文字处理技巧。 能在重压下有序地、认真地完成工作。 有良好地交流、沟通能力，能热情、礼貌地接听电话。 熟悉销售部订单处理程序。;行政管理助理：我们现需要补充一位行政管理助理来处理电话查询和接待来访者。这个岗位包括接待任务和使用小型电话交换机。最好有这些方面的工作经验，但我们将提供培训。申请者应具有良好的键盘操作技能，并必须持有中级文字处理资格证书。如果你想要了解进一步的检索，请与Tom Gibson 联系，电话：0207 456 3219。 ;答案： 中专以上学历。 熟练使用办公室软件，具有计算机初级证书。 形象好，有气质。 能热情、耐心地接待来访者。 能熟练操作小型电话交换机。 有相关工作经验