秘书学—ppt——周剑平.ppt

二、接待预约来访者的工作程序 1、以良好的公司形象迎候来访者，当来访者走近时，以站立姿态面带微笑主动问候； 2、了解来访者见面的部门或人员； 3、如果来访者是在约定的时间到达，应立即通知被访者； 4、如果来访者比约定的时间来的早，请其入座，款待饮料，递送书报资料以排遣时间，或轻松地和他们交流，使他们感到不被冷淡，待离约定时间前5至10分钟，再执行第3条； 5、按照单位要求给来访者发放宾客卡，并提醒来访者离开前返还宾客卡； 6、正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求安排工作人员陪同前往； 7、来访者离开，应礼貌送客，需要时可协助来访者预定出租车。 三、接待未预约来访者的工作程序 1、面带微笑主动问候来访者，当了解到对方未做预约时，仍以欢迎的态度礼貌友好地接待，为其服务； 2、询问来访者要访问的部门或工作人员的姓名； 3、努力为来访者安排一个尽可能早的预约时间； 4、如果来访者要求当天见面，应设法联系有关部门或人员，看被访人或其他人员是否能接见来访者； 5、如果当天可以接见，按照接待预约客人的工作程序进行； 6、如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面，要立即向来访者说明情况，切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解，以免浪费双方时间，使自己更被动； 7、在无法接待来访者的情况下，应主动请来访者留言，并向其保证尽快将留言递交给被访人； 8、再次给来访者一个预订约会的机会，并耐心听取对方的要求； 9、在接待过程中，要确保来访者感到舒适，比如联系过程中，为来访者提供座椅和饮料等。 四、礼貌送客 1、主动为客人取衣帽等物，并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘； 2、为客人开门； 3、送客人到电梯时，要为客人按电梯按钮，在电梯门关上前道别，如送到大门口，要一直等到客人所乘坐的汽车开出视野后再转身回去； 4、和上司一起送客时，要比上司稍后一步；在按电梯门或开车门时应抢前一步做好工作； 5、马上整理好会客室，以便迎接下一位客人。 五、注意事项 1、接待人员通常要留有一份公司内部电话簿，努力记住单位内有关人员的姓名以及他们所在的部门、科室。这样就可以方便使用内部电话与员工保持联系， 同时电话簿应随时根据号码的变化而更新。 2、按照一定规律分类归档访客名片。 3、乘电梯时，若有电梯工，则请客人先进先下；无电梯工时，则秘书先进后下，并按住电梯“开门”键，以免客人被门夹住。 4、上司在会客时，有事需要通知上司，应该用纸条，不要直接趴在上司的耳边窃窃私语。 情景模拟 情景一 有一外地公司的客户，慕名来到滨江公司，但因为事先无约，显得有些不好意思，请演示秘书接待的情景。 情景二 吴总经理与洪达公司王经理是大学的同窗好友，有着十几年的友情，关系非常亲密，经常在一起打球，在生意上也有合作。王经理经常到滨江公司来找吴总经理聊天，吴总经理也经常到洪达公司看望王经理。今天，王经理又来找吴总经理，正好吴总经理不在公司，他陪同台商汪先生打保龄球去了，这时秘书应如何接待，请演示。 情景三 一位和公司有多年交情的王经理，约好了今天十点钟来公司，现在他提前十分钟来到了公司，秘书却告知他，要推迟约见，请演示秘书接待的情景。 情景四 一位记者来访，要见公司的吴总经理，说是要采访有关公司未来发展方向的问题，而吴总经理正好出去办事，请演示秘书此时接待的情景。 情景五 有一位推销员，事先没有约定，一来就声称是经理的朋友，坚持要见经理，秘书请教他的大名，却又不愿通报姓名，也不愿说出求见理由，秘书委婉拒绝安排会见，可他却一直赖着不肯离去。演示秘书应对的情景。 情景六 一天早晨，两位预约的客人刚到，另一位客人却由于急事来到公司，要求马上见到吴总。演示秘书接待的情景。 情景七 一天，公司正在召开一个重要的会议，但公司的一个重要合作伙伴突然从外地来公司要求见总经理。演示秘书接待处理的情景。 情景八 今天有4位重要客人来访。秘书要在办公室外迎接客人并进行自我介绍，然后引导他们上楼，进入经理办公室。演示整个过程。 第五节 随从事务 一、准备阶段 二、视察阶段 （一）做好组织安排 （二）主动提出建议 （三）经常同本机关、 单位保持联系 （四）处理好日常事务 三、结束阶段 第六节 后勤管理 一、生活管理 二、物资管理 三、环境管理 四、设施维修 第七节 印章管理 一、印章的刻制 二、印章的颁发 三、印章的启用 四、印章的使用 五、印章的保管 六、印章的停用 七、印章的存档和销毁 偶然疏忽??后果不小 某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准