公司秘书素质续页.docVIP

PAGE PAGE 14 鹤壁职业技术学院教案（续页） 秘书人员的素养 导入新课：一家公司招聘总经理助理，经过多次筛选淘汰，最后剩下５位竞聘者，决定胜出者的最后一轮考试，让他们终生难忘。考场是座５层的办公楼，最后进入５楼时，只见总经理和主考人员已经坐在办公室等候。当５位竞聘者坐下后，总经理宣布，考试已经结束，优胜者已经考出来了，就是走在最后面的这位先生。顿时，５位竞聘者大惑不解，总经理接着解释道：你们进入办公室的过程就是考试。请看录像，你们走到第二层楼的楼梯途中，地上有一枚一毛的硬币，前四位先生无动于衷，最后这位先生捡了起来。进办公室后，他就交给了我。在你们走到第三层楼的出入口时，有位员工捧着一大摞资料出来，不小心滑了一下，资料撒了一地，前四位先生视而不见，还是最后这位先生帮助捡起来。这两件事虽小，却反映了一个人的修养，别忘了，修养也是一种宝贵的财富，也是一种竞争优势。 修养与知识的关系，就如同舵与桨的关系，有了好的修养和品质，才能为行为把好舵，才能把知识、智慧和能力正确地发挥到极致。因此秘书人员必须有一定的修养。什么是修养呢？ 修养：古代指通过内心反省以培养完善人格。今天指个人在理论、知识、艺术、思想方面达到的水平。有两个显著的特点：后天性和长期性。还有主观能动性。修养的途径是学习和实践。 素质：指人的本质，如品格、作风，也指一个人的知识、技能等。 杂家。博士。读书破万卷，下笔如有神。上知天文中知人和下知地理。 一、秘书人员的知识结构： （一）秘书人员知识结构的特征 1.中心性与整体性 2.广博性与专业性。广博性是秘书知识结构的主要特点。由于秘书工作涉及面广，因此，秘书的知识包括文、史、哲、政、经、法、数理化，相关工农。 相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰：江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之：塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。 3.比例性与层次性 4.动态性与开放性 （二）秘书人员知识结构的模式 1．基础知识。社会科学和自然科学的基础知识，还应懂一点工农业生产和科技常识。高中，最低要求。 2．专业知识。（1）秘书业务知识。（2）所在单位和部门的专业知识如行政管理知识、企业管理知识。 3．辅助知识。进修提高问题：如经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。 二、秘书人员的能力要求 三层次：基础能力——智力，最重要的是观察力和思维力。 一般能力——工作和生活能力。 特殊能力——情报收集、检索、缮写、速记、维修、编辑校对能力、统计计算能力。 （一）秘书人员的智力要求 1.思维力 2.观察力。一个好秘书必须具备良好的观察能力，即秘书在工作中要时时、处处做有心人，不仅要善于观察，而且要观察全面与敏锐。如在接待工作中，领导已露出倦意，而来客依然在喋喋不休，这时秘书应敏锐地觉察领导的意图，巧妙地暗示来客，领导几分钟后还有一个重要活动，以结束会谈。良好的观察能力不是天生就有的，它是秘书人员不断培养和锻炼的结果。这天上午十点左右，李总正在主持一个小型会议，听取有关部门关于工厂污水处理设备运行情况的汇报。这时秘书小王接到李总的一个电话，对方要求找李总接电话。按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，小王一看来电显示发现是李总的一个老朋友，他突然想到这几天李总跟这位老朋友联系很密切的，于是他悄悄的告诉了李总，李总很是满意的看了小王一眼然后暂停会议接电话【15】。通过小王的经历我们可以看出秘书人员必须做到“眼观六路，耳听八方”，随时随地做一个“有心人”。当然这里的有心人不是说要文秘人员去关注那些公司的八卦或者涉及个人隐私的事情，而是去观察领导活动的特点、规律和思考问题的方式以及社交范围，观察公司的中心工作和工作中的“难点”。 （1）要了解观察的对象 一是自己所服务的领导。秘书应对领导的个性、工作作风和兴趣爱好等做深入细致的了解和观察，秘书对领导了解得越多，双方工作的默契程度就越高。 二是观察业务过程。如所布置的工作，焉能是否已着手进行，进展程度如何，有何反馈信息等。 三是观察周围环境。如当天办公室气氛是否正常，同事之间关系是否融洽，迅速观察和了解这些情况，有利于秘书掌握工作的主动权。 （2）良好观察能力的培养。需秘书具备广博的知识积累，并善于留心处处皆学问 3.注意力 4.记忆力。秘书职能的要点是领导功能的延伸与补偿，