第六章 秘书的自我管理.pptVIP

第六章 秘书的自我管理 了解秘书人员进行自我管理的重要性； 理解秘书人员自我管理各部分内容之间的关系； 掌握秘书人员目标管理的基本知识和要求。 　　在从事秘书工作的人中，有许多成功人 士，他们的成功往往都与他们的善于自我管 理、目标明确、把握时机、克服困难的特点 分不开的。 　　秘书工作是一种为领导服务的工作，是 一种非常锻炼人的职业。秘书人员应该重视 加强自我管理的修养和训练。 第一节 秘书的目标管理 目标管理是以泰罗的科学管理和行为科 学理论为基础形成的一套管理制度，可以大 大地激发员工为完成组织目标而努力。 　　坚持运用目标管理的原则处理工作，有 助于各项工作的顺利开展，并最终达成设定 的目标。 一、目标管理的由来 20世纪50年代中期，目标管理（management by objectives： MBO ）出现于美国。 　　这种制度，使组织的成员亲自参加工作目标的制 定，实现自我控制，并努力完成工作目标。对于员工 的工作成果，以明确的目标作为考核标准，使对员工 的评价和奖励更客观、更合理。 　　彼得·F·德鲁克对目标管理的发展和使之 成为一个体系作出了重大贡献。 1954年，德鲁克在《管理的实践》一书 中，提出了“目标管理和自我控制”的主张。 他认为，企业的目的和任务必须 化为目标，企业的各级主管必须 通过这些目标对下级进行领导， 以此来达到企业的总目标。 二、目标管理的基本过程 由于各个组织活动的性质不同，目标管理的步骤 不完全一样，但一般可以分为四步（见图6-1）。 三、目标管理的原则 　　最重要的事情最优先去做，是目标管理的基本 原则，也是这类问题的最效解决方法（见图6-2） 。 四、秘书的目标管理 秘书应该充分运用目标管理方法，对自己进行自 我管理。作为秘书要追求的目标主要有两个：工作目 标和个人发展目标（见图6-3）。 在秘书人员的目标管理中，秘书人员 一定要理清自己的思路，制订切实可行具 有可操作性的计划，将自己所确定的目标 书面化、视觉化、时间化，并且经常进行 自我督促和检查。持之以恒，就一定能够 实现自己所确定的发展目标。 第二节 秘书的时间管理 时间管理的目的就是要同时获得“三效” ——效果、效率、效能。 时间是一种资源，花费时间就是一种投 资。对投资，必须加强管理，要遵循一些基 本原则，使用正确的方法。 一、时间管理的重要性 “三日诗”启迪人们要珍惜时光，不要 虚度年华。 时间的特点是既不能逆转，也不能储 存，是一种不能再生的特殊资源。因此， 对于人来说，一切节约归根结底是时间的 节约。 《昨日诗》： 昨日兮昨日，昨日何其好！昨日过去了，今日徒懊恼。 世人但知悔昨日，不觉今日又过了。水去日日流，花落日久 少。成事立业在今日，莫待明朝悔今朝。 《明日诗》： 明日复明日，明日何其多！我生待明日，万事成蹉跎！ 世人若被明日累，春去秋来老将至，朝看水东流，暮看日西 坠，百年明日能几何？请君听我明日歌。 《今日诗》： 今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了！ 人生百年几今日，今日不为真可惜！若言待明朝，又有明朝 事。为君聊赋今日诗，努力请从今日始。 （一）时间管理的四种观点 我们应该如何管理时间？在对时间的管理与节 约上主要有四种代表观点（见图6-4）。 （二）时间管理的四种方法 有效地利用时间，可以提高单位时间的利用率。 时间管理的具体做法有四种（见图6-5）。 （三）时间管理的目的 ——达到三效 一是效果：有明确的期待结果； 二是效率：以最小的代价或浪费获得 结果； 三是效能：以最小的代价和浪费获得 最佳的期待结果。 二、时间管理的基本法则 （一）明确目标 明确你的人生目标：你的长、中、短期 目标是什么？你人生中最重要的人际关系是 什么？你最希望有什么贡献？ 订目标应该简单明了，一目了然。定期 检查制订的计划，看一看计划完成的进度和 具体的执行情况，应该标注具体完成时间， 具体落实计划。 （二）分清轻重缓急 时间管理的精髓在于：分清轻重缓急，设定优先 顺序。分清主次有三个判断标准（见图6-6）。 （三）制订计划，写成清单 标出急需处理的事情，要限制数量，可以按要程度划分出特急、紧急、一般等分类 。 制成两张表格，一张是短期计划表，另一张 是长期计划表。可以在每一张计划表上按重要程 度标出星号，或其他符号标记，如A，B，C等。 建立一周工作生活日程表：重要事项；优先