会议管理之教你学习会议组织.pptxVIP

会议组织;1.1 概念;1.1.2 会议系统;1.1.3 会议的管理;;1.2.1.1 会议召集、主持单位 如：南方医科大学团委、南方医科大学顺德校区团工委 1.2.1.2 会议主体 主要内容（议题）或与会者。具体有： ①以与会者身份或职务为会议主体，主体身份可以是理事、部长、学生代表、主席等。如： XX学院X次学生代表大会 XX社团第X届理事会 ②以会议内容（主要议题）为主体。如： 南方医科大学“挑战杯”创业计划竞赛专题会议 南方医科大学团学组织学年表彰大会; ③简明的会议名称与有届次序数的会议名称。如： 茶话会（简明会议名称） 南方医科大学社团联合会三届三次理事会议（有届次序数） 1.2.1.3会议种类（或名称） 如：X（大）会 X座谈会 X研讨会 X国际会议 1.2.1.4 会议名称的变化（详看举例） 变化一：第十一届机电一体化国际会议 变化二：中国近代文学学会第十届年会 变化三：爱尔兰“中国近代文学的转型与传统”学术研讨会暨中国近代文学学会第十届年会;1.2.2 会议议题 议题的管理： 1、性质相同、相近的议题集中在一次会议讨论。 2、议题应在会前告知与会者。 3、一次会议讨论的议题不要太多。 4、议题的确定需领导审定。;1.2.3 会议的组织者和与会者 组织者是指组织、召集会议工作者；与会者是参加会议讨论、进行决议、了解情况、掌握信息的人。 1.2.4 会议时间 三种含义：召开时间；整个会议所需时间；每次会议的时间。 1.2.5 会议地点 有指会议所在的地址；有指会议的具体场所。;;会前 准备;确定会议议题;;1.4.1.2 会务工作机构的分工——以团代会为例 1、秘书组 （1）负责会议报告、讲话及其他重要文件的起草、修改、印刷、发送等工作。（2）联络各代表团，了解掌握各代表团的讨论情况，进行汇总综合，并及时向秘书长、大会主席团报告。（3）编发大会简报、快报。 ;2、组织组 （1）承办代表资格审查方面的事宜，包括提出代表资格审查意见，起草代表资格审查报告等；负责编制代表名册。 （2）承办选举方面的事宜，包括起草选举办??、选举大会主持词，编制选举程序、候选人名单、候选人情况介绍等；负责汇总代表团酝酿、讨论候选人及选举事项的意见。 （3）承办大会秘书处交办的有关事项。;3、宣传组 （1）承办新闻发布和宣传报道方面的事宜。（2）组织、安排、协调记者的采访活动。（3）负责音像资料的录制、管理工作。;4、会务组 （1）承办会议活动方面的有关事宜，包括编发会议通知，安排布置会场，协调会议活动等。（2）负责大会证件的制发和文件材料的印发、清退工作。（3）负责大会的值班、联络、来信来访和保密工作。（4）负责大会秘书处交办的各项工作。;5、后勤组 （1）编制大会预算，负责会议财务管理。 （2）负责大会的食宿、车辆、医疗以及其他生活服务工作。 （3）组织、安排大会的其他活动。 （4）负责代表的迎送工作。;6、保卫组。　（1）承担安全保卫方面的事宜，包括各个会场、代表住地以及代表集体外出活动的安全保卫、警卫工作。　（2）负责会场和代表住地车辆疏导。　（3）协助会务组搞好证件的查验工作。;;;;;;;;;;1.4 会议准备;1.4.2 邀请与会者 程序： ;1.4.2.1 选择与会者 三个标准：1、与议题直接有关的人；2、可提供有关资讯，使讨论更有效率的人；3、发言具有权威性和代表性的人。如团代会的与会者可以是： 主管领导、学院团委书记、团员代表、外来嘉宾等。;1.4.2.2 评估与会者 列出与会者初步名单，依次确定每个人的会议贡献度，以确定与会人员。依据有： ;1.4.2.3 通知与会者 口头通知 三种通知形式 正式会议通知 请柬式邀请信 ;1、正式会议通知样本：;跨地区专业会议的会议通知：;正式会议通知特点： ⊙正式文件的式样 ⊙要素构成：标题、主送机关（与会者）、正文、落款。 ⊙正文结构：（缘由）+议题（或会议名称）+具体通知事项（一般有：时间、地点、与会人员条件、要求或注意事项）;跨地区会议的会议通知操作注意事项： ⊙参会意愿的确认。一般在会议通知后面附上一份会议回执，要求有参会意向者限期填写寄发回会议组织单位。 ⊙掌握好通知—确认—到会的时间长度，合理安排时间，确保