项目五归档文件和整理.pptVIP

纸质文件处理程序示意图 网上收文处理签 发文处理程序示意图 网上签发文件 陈兆梧教授1986年提出文件的运动周期“四分法”观点 把文件从产生到消亡的整个过程称为 文件的运动周期 第一阶段——文件制作产生阶段：加工处理信息材料，创造并记录信息，制成文件正本，使之具有法定效用的过程。 第二阶段——文件现实使用阶段：文件处于传递、运转、处理过程中，为实现管理目标在现实工作中发挥实际效力的阶段。 第三阶段——文件暂存阶段：办毕文件除其中失去保存价值者予以销毁外，其余文件（国外又称休眠文件）暂时保存在机关档案室（或档案部门），过一段时间视实际需要决定最终归属的阶段。 第四阶段——文件永久保存阶段：文件存入档案馆阶段。经过鉴定、筛选后，其中具有永久查考价值者转化为档案，进入档案馆保存的阶段。 项目五1 归档文件的整理 学习目的与要求 了解归档文件整理（立卷）的组织方式 理解归档文件整理（立卷）的基本原则 掌握其归档范围和分类方法 掌握常用的文件归档的方法和步骤 一、归档文件整理的涵义 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位进行装订、分类、编号、编目、装盒，使之有序化的过程 现阶段应作为文书档案保存的各种纸质文件整理的方法主要是两种：传统的案卷级整理（立卷）； 改革后的文件级整理 办毕公文指完成了公文处理程序的公文。 包括两层含义（1）发文部门制作文件过程的结束； （2）收文机关对文件信息所传递的指令、任务已经处理完毕或者处理程序运转完毕，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。 二、 归档文件整理的原则（教材57页） 遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系； 区别不同价值，便于保管和利用。 立卷时要遵循文件材料的自然形成规律和特点，维护文件之间的有机联系。 主要内容 （一）文件之间存在固有联系 文件的形成和运动不是任意的，而是伴随着各机关、团体和社会组织的职能活动产生的，有其规律和特点。 一份份文件结合起来考察可以清楚显示出某一项管理活动开始、继续、结束的全部面貌。 针对同一项工作、同一问题的一组文件总是具有共同特征： □主题相同——引进××设备；员工招聘 □作者或级别相同——市属各中学、某总公司 □文种相同——订货合同、会议纪要、通知 □制作时间相同——2004年上半年、2003年第一季度 □文件形式、物质载体相同——××报表、照片 □保存价值相同——永久、长期、短期 形成规律和特征是文件之间有机联系的具体表现，既反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。 因此文件之间固有的联系和规律及其自身特点是文件归档的重要依据；按此归档，才能维护机关活动真实的历史面貌；才能为机关工作提供依据和凭证。 （二）维护文件之间的固有联系 保管与利用原则 涵义：指文件立卷的结果——组成的文件系统必须要便于文件的安全保管，便于为现行机关以及今后的科学研究提供经济高效的利用服务。 便于保管与利用是文件立卷的最终目的，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。 具体内容如下： （一）区分文件的保存价值 不是所有办理完毕的文件材料都需要立卷归档。 依照《机关档案归档与不归档范围》、《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划分不同保管期限。对于 ——保存价值大、保管期限长的文件，重点整理和保管 ——保存价值小、保管期限短的文件，根据条件区别对待 ——无保存价值、不需归档的文件，予以销毁。 通过区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案室进行保管利用，以及到期移交进馆提供了方便。具体操作：， 《规则》从分类开始，即将不同保管期限的文件从实体上区分开来，各级档案部门对不同保管期限的文件提出不同的整理要求。 【案例】 短期卷文件可以简化整理要求（装订、排列允许直接按形成时间或文号排列） 联系原则和保管与利用原则的关系 □前者是手段，后者是目的。 □二者相互影响、相互制约，片面强调某一方面，忽视甚至无视另一方面的做法不可取。有的单位取消分类以及排列时不强调事由的做法，完全按文件形成时间或文号进行归档文件排列，依靠计算机进行检索。这种做法目前能够满