电子表格的使用技巧,.pdf

电子表格的使用技巧 ,不错 ~财务人员必备 （1） 分数的输入 如果直接输入“ 1/5 ”，系统会将其变为“ 1月5 日”，解决办法是： 先输入“ 0 ”，然后输入空格，再输入分数“ 1/5 ”。 （2 ） 序列“ 001 ”的输入 如果直接输入“ 001 ”，系统会自动判断 001 为数据 1，解决办法是： 首先输入“ ”（西文单引号），然后输入“ 001 ”。 （3 ） 日期的输入 如果要输入“ 4月 5 日”，直接输入“ 4/5 ”，再敲回车就行了。如果 要输入当前日期，按一下“ Ctrl+ ；”键。 （4 ） 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹， 可以利用对齐方式中的填充功 能。先在一单元格内填入“ * ”或“ ~ ”等符号，然后单击此单元格， 向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单 元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中， 选择“对齐”选项卡， 在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图 1）。 图１ （5 ） 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时， 可以选中一张工作表， 然后 按住 Ctrl 键，再单击窗口左下角的 Sheet1 、Sheet2 来直接选择 需要输入相同内容的多个工作表， 接着在其中的任意一个工作表中输 入这些相同的数据， 此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之 中。输入完毕之后， 再次按下键盘上的 Ctrl 键，然后使用鼠标左键单 击所选择的多个工作表， 解除这些工作表的联系， 否则在一张表单中 输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 （6 ） 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格， 按住 Ctrl 键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单 元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住 Ctrl 键，同时敲 一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 （7 ） 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的， 想要快速知道每个单元格 中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具” 菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项 卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效， 单击“确定”按 钮 （如图2 ）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。 如果想恢复公 式计算结果的显示， 就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即 可。 图２ （8 ） 利用 Ctrl ＋* 选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时， 可以通过选定表格中某个单元 格，然后按下 Ctrl ＋* 键可选定整个表格。 Ctrl ＋* 选定的区域为：根 据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。 这样 我们可以方便准确地选取数据表格， 并能有效避免使用拖动鼠标方法 选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 （9 ） 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注， 就不能简单地 应用选定该单元格，然后按 Delete 键的方法了。要彻底清除单元格 , 可用以下方法： 选定想要清除的单元格或单元格范围； 单击“编辑” 菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了