第7章信息管理分析.pptVIP

return 7.4.2项目文件资料的特点 资料是数据或信息的载体。在项目实施过程中资料上的数据有两种(见图18-8)： 1．内容性数据 2．说明性数据 7.4.3文档系统的建立 (一)资料特征标识(编码) 1．有效范围 2．资料种类 3．内容和对象 4．日期／序号 这里必须对每部分的编码进行设计和定义。例如某工程用 l1个数码作资料代码，见图 l8-9。 (二)索引系统 为了资料使用的方便，必须建立资料的索引系统，它类似于图书馆的书刊索引。 项目相关资料的索引一般可采用表格形式。在项目实施前，它就应被专门设计。表中的栏目应能反映资料的各种特征信息。不同类别的资料可以采用不同的索引表，如果需要查询或调用某种资料，即可按图索骤。 例如信件索引可以包括如下栏目：信件编码，来(回)信人，来(回)信日期，主要内容，文档号，备注等。 这里要考虑到来信和回信之间的对应关系，收到来信或回信后即可在索引表上登记，并将信件存入对应的文档中。 索引和文档的对应关系可见图18-10。 return return 7.5 项目管理中的软信息 7.5.1软信息的概念 7.5.2软信息的作用 7.5.3软信息的特点 7.5.4软信息的获取 7.5.5现在要解决的问题 return 7.5.1软信息的概念 有许多信息是很难用信息形式表达和通过正规的 信息渠道沟通的。这主要是反映项目参加者的心 理行为，项目组织状况的信息。例如： 参加者的期望和管理者的工作作风、对项目工作的兴趣； 各工作人员的积极性； 项目的软环境状况； 项目的组织程度及组织效率； 项目组织与环境，项目小组与其它参加者，项目小组内部的关系； 业主或上层领导对项目的态度、信心和重视程度 项目小组精神；组织约束程度； 项目实施的秩序程度等。 它们无法或很难定量化，甚至很难用具体的语言表达。 return 7.5.2软信息的作用 软信息在管理决策和控制中起着很大的作用。 它能更快、更直接她反映深层次的，带根本 性的问题。它也有表达能力，对项目组织、项目参加者行为状况的反映，能够预见项目的危机，可以说它对项目未来的影响比硬信息更大。 它能够直接揭示问题的实质，根本原因。而通常的硬信息只能说明现象。 在项目管理的决策支持系统和专家系统中，必须考虑软信息的作用和影响，通过项目的整体信息体系来研究、评价项目问题，作出决策，否则这些系统是不科学的，也是不适用的。 软信息还可以更好地帮助项目管理者研究和把握项目组织，造成对项目组织的激励。在趋向分析中应考虑硬信息和软信息，描述必须与目标系统一致，符合特定的要求。 return 7.5.3软信息的特点 1．软信息尚不能在报告中反映或完全正确的反映，缺少表达方式和正常的沟通渠道。 2．由于它无法准确地描述和传递，所以它的状况只能由各自领会，仁者见仁，智者见智，不确定性很大，这便会导致决策的不确定性。 3．由于很难表达，不能传递，很难进入信息系统沟通，则软信息的使用是局部的。真正有决策权的上层管理者(如业主、投资者)由于不具备条件(不参与实际操作)，所以无法获得和使用软信息，因而容易造成决策失误。 4．软信息目前主要通过非正式沟通来影响人们的行为。例如人们对项目经理的专制作风的意见和不满，互相诉说，以软抵抗对待项目经理的指令、安排。 5．软信息必须通过人们的模糊判断，通过人们的思考来作信息处理，常规的信息处理方式是不适用的。 return 7.5.4软信息的获取 目前由于在正规的报告中比较少地涉及软信息， 它又不能通过正常的信息流通过程取得，而且 即使获得也很难说是准确的，全面的。它的获取方式通常有： 1．观察。通过观察现场以及人们的举止、行为、态度，分析他们的动机，分析组织状况； 2．正规的询问，征求意见； 3．闲谈、非正式沟通； 4．要求下层提交的报告中必须包括软信息内容并定义说明范围。这样上层管理者能获得软信息，同时让各级管理人员有软信息的概念并重视它。 return 7.5.5尚待解决的问题 项目管理中的软信息对决策有很大的影响。但目前人们对它的研究尚远远不够，有许多问题尚未解决。例如： 1. 项目管理中，软信息的范围和结构，即有哪些软信息因素，它们