办公室事务处理项目五接待工作.ppt

任务描述 作为总经理秘书，李娜的任务主要是根据来宾情况和公司对接待工作的要求制订接待方案，并做好接待的准备工作，最后协助上司完成接待任务。 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo 任务分析 有重要宾客或团体组织来访时，为了确保接待工作的圆满成功，秘书应当事先做好充分的准备，制订详细的接待方案，报给上司审批。并要熟练掌握接待工作的礼仪礼节，保证接待工作顺利进行。 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo 接待工作的一般程序 发出邀请 接待前的准备工作 接受任务后的接待准备工作 接待工作的实施 接待工作后总结 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo 任务实施：Step1搜集来宾资料 李娜应了解来访者的哪些基本情况？ 可以通过什么途径了解？ 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo Step2拟订接待计划 了解基本情况 确定接待规格 制订接待日程 工作安排 业余生活安排 生活安排 人员 经费 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo 制定接待工作计划需要考虑得问题 工作日程的安排。 由哪一位高级管理人员负责这次接待？由谁担任专职陪同人员及接待人员？ 来客的住宿地点、标准、房间数量等。 会见、会谈的时间、地点和参加的人员、人数。 宴请的时间、地点、规格、人数、次数。 参观游览或娱乐等活动的时间、地点、人数、次数及陪同人员。 接待期间的交通工具的安排。 接待期间的安全保卫工作，包括饮食卫生、人身、财产安全等。 接待经费主要包括住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、工作经费、考察参观娱乐费、纪念品费、其他费用等。 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo 确定接待规格 接待规格有哪几种？ 请根据来宾人员资料，填写接待方案事项： 接待内容： 接待时间： 重要程度： 来访者： 公司接待人员： 接待规格： 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo 安排接待日程 日程安排中应包括哪些内容？ 制作日程安排表。 Company Logo 安排食宿 食宿应如何安排？ 1.住宿安排建议： 住宿地点： 住宿标准： 2.餐饮安排建议： 午餐地点及类别： 晚餐地点及类别： 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo 列支接待经费 接待经费一般包括哪些项目？ 请为本次接待活动制定经费预算。 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo 确定工作人员的组成 本次接待需要哪些工作人员？ 本次接待需要哪些部门配合？ 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo Step3 与客户方及本单位相关部门沟通 与来访客户沟通的重点是什么？ 根据制订的工作表，考虑接待涉及哪些部门？ 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo Step4 报请总经理审批 此步骤可否省略？为什么？ 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo Company Logo L o g o L o g o * * 项目五 接待工作 能说 能做 会协调 会管理 任务一 日常来访接待 能够按职业要求着装（五级） 能够正确接打电话（五级） 能够迎送来访者（五级） 能够招待来访者（五级） 能够设计、填写接待记录与电话记录表（五级） 能说 能做 会协调 会管理 考证通道 Company Logo 学习目标 知识目标 能力目标 情感目标 了解接待工作的相关礼仪；掌握接待日常来访者的流程和方法。 能与上司及部门其他人员很好地沟通与协调；有踏实肯干的工作作风和主动、热情、耐心的服务意识。 能根据来访者是否预约，合理接待。 能说 能做 会协调 会管理 Company Logo 任务情境 从早晨到班上开始，初萌就忙个不停，一会儿打印文件，一会儿接听电话，一会儿通知这通知那，好不容易坐下来清静一会，又有人敲门。初萌心想，又是谁呀？但嘴里忙说：“请进。”推门进来的是一个40几岁的中年女性，初萌站起身，强打笑脸致意：“您好，请问您有什么需要帮忙的？”来人说：“我是安安保险的刘娟，和你们张副总有约。”初萌拿出预约登记簿，可看来看去都没有找到安安保险的名字，正要质疑，门口又进来一个人，初萌认出是市政府办公室周副主任，和行政部主任施林是老同学，忙热情地迎上去，说道：“周主任