办公自动化电子第4章 办公中的数据处理应用实例.ppt

4.4.2 数据图表的创建方法 1.利用F11功能键创建独立工作表图表 2.利用 “插入图表”按钮创建嵌入式图表 3.选取不连续数据区域制作数据图表 《办公自动化实例教程》 4.4.3 数据图表的格式优化 1.数据图表的各个组成部分名称 下面图4-5标注了数据图表各个部分及其名称。 《办公自动化实例教程》 图4-5 数据图表各个部分的名称 4.4.3 数据图表的格式优化 2.数据图表优化的操作方法 《办公自动化实例教程》 方法一: 直接操作法 方法二:右键菜单法 方法三:命令按钮法 3.对按下ALT+F1组合键快速生成的嵌入式图表优化设置 （1）图表类型的更改。 （2）对分类轴和图例“行/列切换”。 （3）调整图例的位置。 4.4.3 数据图表的格式优化 《办公自动化实例教程》 （4）设置数据坐标轴字体格式并放到上面。 5.数据图表的数据内容更新 (1)数据图表智能更新。 (2)向图表添加数据。 (3)从图表中删除数据系列。 (4)重新选择构成数据图表的数据。 《工程信息检索》 《办公自动化实例教程》 本章目录 4.1 数据的输入与编辑 4.2 公式与函数的应用 4.3 数据的排序与筛选 4.4 数据图表的制作 4.5 数据汇总与透视分析 4.1 数据的输入与编辑 4.1.1 常见类型数据的输入要点 1 4.1.2 几种常用的快捷数据输入方法 2 4.1.3 对输入数据进行有效性审核 3 4.1.4 下拉式列表选择输入的设计 4 《办公自动化实例教程》 4.1.5 选择型粘贴的操作与应用 5 4.1.1 常见类型数据的输入要点 1．数字的输入 对身份证号、电话区号、邮政编码等不参与运算的数字，为保持其原貌，要设置为文本型数据输入。 2．文本的输入 如果需要在某个单元格中显示多行文本，可以将光标移到需换行的位置，然后按下Alt+Enter组合键，即可实现强制换行；另外，先选中单元格，然后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”项，最后在弹出的“设置单元格格式”对话框中，单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，可以实现单元格中文本的自动换行显示。 《办公自动化实例教程》 4.1.1 常见类型数据的输入要点 3．日期和时间的输入 日期输入格式可为 “年/月/日”、“年-月-日”、“月/日”、“月-日”，其中年还可省略世纪位。 4．分数的输入 对于分数，在输入可能与日期混淆的数值时，应在分数前加数字“0”和空格。 5． 特殊符号的输入 特殊符号（如※，◎等）的输入有两种方法，一是运行“插入”→“文本”→“符号”命令，从打开的“符号”对话框中选择输入，如图4-1所示；二是运行“插入”→“特殊符号”→“符号”中选择输入，或者单击其中的“更多”按钮，打开如图4-2所示的“插入特殊符号”对话框，从中根据需要切换不同的选项卡，并可以方便地选择需要的符号。 《办公自动化实例教程》 4.1.1 常见类型数据的输入要点 《办公自动化实例教程》 图4-1 “符号”对话框 4.1.1 常见类型数据的输入要点 《办公自动化实例教程》 图4-2 “插入特殊符号”对话框 4.1.2 几种常用的快捷数据输入方法 1. 建立工作组,实现多张工作表中相同数据的快速录入 2. 带零和小数位数据的快捷输入 3. 有一定规律数据的序列输入方法 《办公自动化实例教程》 拖动填充柄快速输入序列或者特定格式数据 根据输入前两个数据的规律快速拖动输入数据 4.1.3 对输入数据进行有效性审核 【例4-4】如图4-3所示，为灵锐科茂公司销售人员的信息表。根据公司薪酬政策，基本底薪应在2000元～5000元之间。为防止数据输入错误，需为其设置输入有效性条件。 《办公自动化实例教程》 图4-3 需要设置“数据有效性”的数据表格 下面以该项设置为例，详细介绍“数据有效性”的设置方法。具体步骤如下： （1）选择需要输入基本工资数据的区域。 4.1.3 对输入数据进行有效性审核 （2）单击“数据”→“数据工具”→“数据有效性”命令下面的箭头，从出现的下拉菜单中，选择“数据有效性”选项，打开 “数据有效性”对话框，如图4-4所示。 《办公自动化实例教程》 图4-4 设置有效性条件 4.1.3 对输入数据进行有效性审核 （3）在“设置”选项卡中，“允许”下拉列表选择“小数”，“数据”下拉列表中选择“介于”， “最小值”和“最大值”中分别输入“2000”和“5000” 。 （4）在“输入信息”选项