公司大型会议责任分工及执行标准-修改版.docxVIP

西安通源石油科技股份有限公司办公室 细节决定成败。预则立，不预则废 。 公司大型会议责任分工及执行标准 目?录 一、 会前准备标准流程 二、 会议室选择及总体方案拟定 三、 后勤组工作职责及标准 四、 会务组工作职责及标准 五、 会议财务、礼品及其他 六、 相关预案 七、 其他事项 会前准备标准流程（负责人：韩乐?XX） 1、?协助公司领导确定会议相关内容。 ??会议时间、参会人员、会议内容 ??《汇报人员名单及汇报顺序》和《汇报提纲》 2、?联系各部门确定参会人员。 ??参会人员包括参会人员，外地来服务人员 ??确保所有参会人员能够到会 ??拟定《参会人员名单》 3、?组织办公室召开会前动员会议，并初步商定各方案。 ??进行责任分工，并说明执行标准 ??方案包括会议室、交通、住宿、餐饮等 4、?拟定公司会议通知，领导审核后下发。 第?1?页?共?7?页 西安通源石油科技股份有限公司办公室 细节决定成败。预则立，不预则废 。 ??如时间紧急可先拟定预通知下发 5、?根据相关资料，制定会议手册。 ??会议手册包含会议须知、会议日程、会议通讯录、会议组织机构等 内容 会议室选择及总体方案（负责人：张园?XX） （一）、会议室选择 1、?会场大小适中，地点容易辨识； ??会场舒适宽敞（人均约?3?平米），采光通风好，没有其他干扰； ??会场隔音效果好，安静不嘈杂； 2、?会场停车无障碍。具体标准根据参会人员确定，提前与会场保安部确认 3、?会场附属设施齐全，包括如下方面： ??会场电力运行正常、电梯无故障，有备用电源； ??会场有窗帘，便于清楚观看投影； ??会场灯光完好； ??会场空调运行良好，方便操控； ??插座、电源、白板设备到位； ??麦克风设备运行良好； ??会场开水供应到位； ??会场讲台和舞台到位； ??在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌； ??会场外设置签到台、茶歇台； ??会场舞台设施能否满足需求； 4、?如会议室距离公司较远需安排领导休息室。 5、?签订会议室租赁合同。 6、?组织办公室全体会议服务人员提前现场调研。 （二）、预算和检查 1、?参考会前动员会内容，进行会议全面预算（约?700?元/人）及方案规划， 并上报领导审批； 2、?会前对会场设施、后勤保障进行全面检查； 第?2?页?共?7?页 西安通源石油科技股份有限公司办公室 细节决定成败。预则立，不预则废 。 3、?会议当天和租方当天服务人密切联系沟通。 4、?每日会议结束后，全体工作人员对会场进行清场检查，主管领导对当日 工作进行简单总结，并对第二日工作作出具体安排。 后勤组（总负责：柳志英?XX，组员：张婷?XX、王蕊?XX） （一）、会议住宿（负责人：柳志英?XX、张婷?XX） 1、?根据参会人员名单拟定《住宿名单》，形成住宿方案。 ??参考《参会人员名单》拟定方案前和各部门文员以及相关经理电话 联系，确认住宿意向 ??方案应包括姓名、性别、部门、联系方式、宾馆名称、房型、价格 ??方案应按照领导层级、安排酒店和房间；（适当照顾身体特殊人员） ??会议用宾馆应包含早餐 2、?缴纳住宿押金并具体预定，并实地查看宾馆当前住宿状态，要求如下。 ??要求宾馆各项设备（电梯、空调、网络、电视、沐浴等）运行正常 ??杜绝空调运转不良，房间噪音大、房间没有窗户等情况的发生 3、?安排外地员工入住。 ??原则上提前来参会的住宿费用进办公室 ??会议结束后，还须住宿的费用进各相关部门 ??安排外地员工入住，需与接站、接机密切联系 4、?每天会后看望慰问外地住宿员工。 （二）、会议餐饮（负责人：柳志英?XX，协助人：张婷?XX、王 蕊?XX） 1、?拟定会议茶歇方案；负责会议茶歇的购买、清洗及布置。 ??精心安排会议茶歇，水果、食品、饮品的供应做到个性化、多样化， 保证供应充足。 2、?负责会议午餐的筹划、预定和安排。 ??考虑用餐时间、用餐地点、用餐方式，为员工提供便利 ??确保会议午餐按时按量送达 ??当天提前告知会议主持，以便会议主持及时通知 第?3?页?共?7?页 西安通源石油科技股份有限公司办公室 细节决定成败。预则立，不预则废 。 ??确保卫生安全，杜绝食用不洁食品 ??做到会议午餐多样化、个性化，尽量满足所有参会者的饮食要求。 3、?负责会议晚餐的筹划、预定和安排。 ??恰到好处的安排菜谱 ??同时告知会议主持，以便会议主持及时通知 ??负责会议晚餐酒水饮料的购置 （三）、会场后勤（负责人：张婷?XX、王蕊?XX） 1、?确保前排领导水果、茶水后勤供应。 ??准备烧水壶、屈臣氏矿泉水、领导水杯 ??准备抽纸、烟灰缸 2、?确保员工茶水供应。 ??准备泡茶壶、纸杯、茶叶、咖啡、搅拌棒、托盘 ??及时、适当的进行会场添水服务（每半小时一次） （四）、会议