旅行社经营管理第八章 旅行社计调业务.pptVIP

第二节 计调工作流程 (3)旅游团名单 名单包括姓名、性别、年龄、职业、护照号码和身份证号码等。(4)旅游团离开的时间和返程的交通票据。三、落实接待计划(1)详细核对本团的具体情况：人数、国籍、抵离时间、地点、接待标准、住宿、餐饮、用车、导游、往返交通、景点等要求以及有无特殊要求。(2)与酒店核实用房。(3)落实用餐。(4)与票务部落实往返的交通票据。 第二节 计调工作流程 (5)与车队落实团队用车，与司机核对抵离时间、航班及接站地点。(6)与导游部落实导游人员的委派：特别是此团对于导游人员有无特殊要求。(7)与上、下站旅行社互通旅游团信息。(8)与业务部和财务部落实付款方式及付款时间，结算单必须在团队抵达前由双方财务审核并确认，避免出现财务纠纷。 第二节 计调工作流程 四、接待计划的控制 (1)常见情况 团队人数增减、交通问题、行程变动、用餐住房的变化等。(2)计划控制的原则1)变更最小原则。2)宾客至上原则。3)同级变通原则。(3)计划控制的方法1)航班变故。2)飞机改火车。3)铺位不足。 第二节 计调工作流程 4)房、餐出现问题。5)采取加菜、赠送赠品等措施弥补因变故给游客带来的损失。五、做好统计工作，建立业务档案(1)做好统计工作 了解旅行社的经营情况以及时调整经营方针与经营策略。1)客源统计：这是计调部统计工作中最主要的一环，包括月度或年度的接待人数、天数、客源地及客源数量、客源流向、淡旺季的分布等。 第二节 计调工作流程 2)合作单位情况统计：计调部门要统计向相关合作单位输送了多少客源，以争取到更优惠的价格。(2)建立业务档案 由于计调部工作量大，而且对内对外的关系都比较复杂，因此必须建立一套科学有效的业务档案。1)建立计划档案：收到的团队预报以及相关的原始资料(传真、电话记录等)要存档，一旦某个团出现问题便于查找原始资料。2)建立合同档案：与相关旅游合作单位所签订的合同或协议书要整理归档。 3)建立统计图表档案：该档案可反映一段时期的经营状况。 第三节 计调工作实务 一、与交通部门的合作1.与交通部门合作的步骤(1)向交通部门申请建立合同关系，签订正式合同书，确定合同量，然后领取合同书。这一点在实际操作中很难做到，特别是在旅游旺季时，旅行社的旅游汽车、火车票、飞机票很难搞定，极易造成游客投诉。所以在平时与交通部门协调好，签订协议书是非常有必要的。(2)及时领取最新的价格表和车次表，与交通部门保持联系。 第三节 计调工作实务 (3)将各种票务的规定了解清楚，然后进行整理，再分配给外联部门，并报财务部门备案。其中包括提前订票的时间限制，订票应交付定金的百分比，改票、退票的损失比例等。(4)与财务部门协商、设计和印制一些账单，主要包括：机/车票报账单、机/车票定金报账单、机/车票变更/取消报账单。(5)与外联部门协商、设计、印制一些订单，其中包括：飞机票预订单、火车票预订单、汽车预订单、机/车票变更/取消通知单等。 第三节 计调工作实务 (6)根据接待计划实施订票、购票。(7)明确拿票手续和报账程序。2.与交通部门合作的注意事项(1)订票时应注意，因路线、季节不同，票价也不同，特别是儿童票价有一定的优惠百分比。(2)在取机票或在确认机票时，千万别忘记带齐相关证件(境外团要带个人护照、团体签证，国内团要带身份证或户口本)。(3)在订火车票时，要注意火车票硬卧、软卧的差价，还有上、下铺的差价以及订票费等。 第三节 计调工作实务 (4)在预订汽车时，要注意汽车的设施设备是否齐全，车况如何，这是当今汽车旅游团的关键问题，它常常对团队的质量和利润产生决定性的影响。除此之外，还应注意在旅游团实际人数上留有必要余座，尤其是针对欧美旅游团的游客。同时，应提醒车队或司机，结算用的行车单上应注明团名、行车路线及陪同签名。 第三节 计调工作实务 (5)采购水路服务时。鉴于我国的大陆形态，除去三峡、桂林等内河及少数海路，轮船不是外出旅游的主要交通工具。旅行社向轮船公司采购水路服务，关键是做好票务工作。如遇运力无法满足，或不可抗力因素无法实现计划，造成团队航次、船期、舱位等级变更，应及时果断地采取应急措施。二、与酒店的合作1.与酒店合作的步骤 第三节 计调工作实务 (1)根据外联部门预报的一定时期内的客流量、客源的层次、住宿要求与外地和本地的饭店洽谈业务，并实地考察酒店的环境、设施及服务等，签订合作协议书。(2)把以下各项内容了解清楚，整理列表，同时发给外联部门，并报财务部门备案。①有关订房的各种规定；②各饭店旺、平、淡季的月份划分及其价格；③客房单、双、三人间，大、中、小套间，豪华、总统套间等不同类型在不同季节的价格；④门市价(散客价)