文字录入与编辑任务三 英文公函信件的录入.ppt

任务情境 张三在辽宁省教育厅工作，想在今年十一期间去英国游玩，要申请签证。单位开具相关证明如下： 兹证明张三（个人护照号为我厅公务员，自1993年7月起任职至今，工作表现良好；现职法规处副处长，月收入（税后）人民币伍仟伍佰圆（CNY 5,500）。 张三申请于2011年10月1日至10月7日自费赴贵国旅游度假，并保证在贵国期间遵守当地法律法规，度假结束后按期返回。我厅已予准假，并为其保留职位及薪金。请贵方协助办理有关签证手续。 如有问题，请联系我厅人事处，电话××××××××。 任务分析 ⒈工作思路 根据中文证明简明扼要的写出英文样式。 译好草稿后，用Word软件录入计算机，并按规范排好版，打印出来。 任务分析 ⒉注意事项 ⑴行文简洁明确，用语把握分寸。 ⑵语气平和有礼。 ⑶内容针对性，答复明确性，注意时效性。 知识储备 ⒈英文公函信件 公函是用于机关、单位之间互相商洽、询问、大副、请求时使用的一种公务性信件，包括国内的，也包括国际的。与一般的书信相比，公函对信封信纸及结构的要求都比较严格，形式也不尽相同。 知识储备 ⒉英文公函信件的基本要求 ⑴行文简洁明确，用语把握分寸。 ⑵语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。 ⑶复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 ⑷注意时效性，特别是复函更应该迅速、及时。 知识储备 ⒊英文公函的格式及写法 ⑴英文公函的基本格式与一般的社交书信略有不同，但与商务信函有些相似，信纸上端都印有单位名称、地址和电话号码以及电报挂号，便于收信人联系。 ⑵写信日期的位置，在公函书信中，一般写在信头下面的右方，但也有写在中间的。 ⑶公函信件除在信封上写收信人的姓名和地址外，信内还要重复一遍，它的位置在信纸的左上方，低于日期二至四行。与商务信函相同。 知识储备 ⒊英文公函的格式及写法 ⑷公函的称呼因是写给单位的，应用Dear Sirs（英式称呼）或Gentlemen（美式称呼）。 ⑸公函还有一项“事由”，位于信文上方，它的作用是使收信人一看便知道信内的主要内容。既中文格式中的标题。 ⑹附件在公函里也是常见的。凡信内有附件的，尽管信文内已有说明，但在Initials下面仍应附注表明附件若干。 ⑺在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。