旅游发展有限公司档案管理制度.docxVIP

编 码 深圳市XX旅游发展有限公司 版本／修改次 A／1 MSB－04 档案管理制度 页 数 第1页共2页 第一条 管理部门 文书结束运行后，原稿由行政部档案管理人员归档，经办部门视其实际需要留存复印件，如为特殊业务确实需要使用原稿的，应经行政部经理同意后妥为保存，行政部以复印件存档，原稿用毕后仍送行政部并换回复印件。 第二条 文件点收 （一） 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少应立即追查归入； （二） 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办； （三） 与档案无关的文件不应随案归档，应立即退回到经办部门； （四） 文件发有折皱、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第三条 档案分类 （一） 档案应视资料内容、业务项目等因素，按永久保存年份保存两大类，然后按来文单位、部门分若干小类； （二） 同一小类的资料以装订或者放同一档案为原则，如一个档夹不够使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考； （三） 第一档夹封面内页应设“目次表”，资料存档依法编号、登录。 第四条 归档内容 （一） 档案归档内容暂包括：公司的规划、政府批文、公函、法人营业执照、税务登记证、对外各类协议、合同、请示、报告、企业章程、申请用印登记卡、各种印模及领用存根、任免书、工作总结、会议记录、公司文件、各部门文件、投资项目有关文件、大型活动策划方案、工程图纸、与公司有关的重要人物或事件的照片和录相带，其它有效资料等； （二） 公司会计档案、劳动工资、人事档案。 第五条 保存期限 （一） 永久保存：公司ISO9002质量文件及证书，组织规程及办事细则、财务报表、政府机关核准颁发的文件、证书、不动产所有权及其它债权凭证，工程设计图和其它经核定须永久保存的文书； （二） 十年保存：预算、决算书类，会计凭证、事业计划资料和其它经核定保存十年的文书； （三） 五年保存：期满或解决的合同和其它经核定需保存五年的文书； （四） 一年保存：结案后无长期保存必要的档案； （五） 规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 第六条 档案清理 管档人员应随时擦拭档案柜，维护档案清洁，以防虫腐蚀。已届保存期限，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目次表的附注栏内注明销毁日期。 第七条 调卷程序 （一） 各部门经办人员因业务需要调阅档案的，应填写“调卷单”（如图），经行政部经理核准后向档案管理员借阅； 编 码 深圳市XX旅游发展有限公司 版本／修改次 A／1 MSB－04 档案管理制度 页 数 第2页共2页 （二） 当场借阅者，可免填“调卷单”； （三） 档案归还时档案管理员核查无误后并在“调卷单”上填注归还日期，档案即可归入档类。 调卷管理 （一） 借阅时间最长以一周为限，如有特殊情况欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理； （二） 调卷人员对于调卷档案，不得抽换增损，如有拆开必要时亦须报明原因，请档案管理负责处理； （三） 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自接受； （四） 调阅案件限定于与经办人业务有关，如调阅与业务无关的案件应经行政部经理同意。 电脑管理 （一） 档案管理人员应严格按照编程进行操作； （二） 档案管理人员应严防电脑档案的密码失窃； （三） 进入电脑档案管理程序的档案原件，依然按档案管理办法管理。 调卷单（样式） 调卷人 调卷日期 调卷名称 领导签批 归还日期