旅行社计调操作流程.pdfVIP

计调部操作流程 一、报价 ：根据客户询价编排线路，以《行程报价单》提供相应 价格及服务信息（报价） 。 二、计划登录：接到客户或外联人员书面预报计划，将团号、人 数、 国籍、抵/ 离机 （车）、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。 如遇对方口头预报，必须请对方以书面方式补发计划，或在我方确认 书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件。 三、编制团队动态表：编制接待计划，将人数、抵 / 离航班 ( 车) 、 时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、 其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中。 四、计划发送：向各有关单位发送计划书，逐一落实。 1 、用房：根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定 酒店发送《订房计划书》并要求对方书面确认。如遇人数变更，及时 做出《更改件》 ，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送，并要求对 方书面确认；如遇酒店无法接待，应及时通知客户或外联人员，经同 意后调整至同级酒店。 2 、用车：根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车队发 送《订车计划书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改 件》，以传真方式向协议车队发送，并要求对方书面确认。 3 、用餐：根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅 发送《订餐计划书》 。如遇变更，及时做出《更改件》 ，以传真方式向 协议餐厅发送，并要求对方书面确认。 4 、地接社：以传真方式向协议地接社发送《团队接待确认书》 并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》 ，以传真方式 向协议地接社发送，并要求对方书面确认。 5 、返程交通：仔细落实并核对计划，向票务人员下达《订票通 知单》，注明团号、人数、航班 ( 车次 ) 、用票时间、票别、票量，并 由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人员。 五、计划确认：逐一落实完毕后，编制接待签订《合同书》 ，加 盖合同章，以书面方式发送至客户单位并签订合同。 六、编制预算： 编制团队《预算单》 。注明现付、挂帐费用用途， 如需提前电汇的费用，应填写《汇款单》 ，与《预算单》一并交部门 经理审核签字，送财务部审核，报总经理签字后，由财务部电汇。 七、下达计划：编制《接待计划》及附件，由计调人员签字并加 盖团队计划专用章，通知导游人员领取计划及附件，附件包括：名单 表、向协议单位提供的盖章团队计划专用的公司结算单、游客填写的 《质量反馈单》；需要现付的现金由导游人员凭《预算单》 、《接待计 划》、《借款单》报总经理签字后，向财务部领取备用金。 八、编制结算： 填制公司《团队结算单》 ，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵 达前将结算单传真至组团社，催收。 九、报帐：团队行程结束，通知导游员凭《接待计划》 、《质量反 馈单》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导 游填写的《报帐单》 ，交部门经理审核签字后，由财务部经理审核签 字，总经理签字，向财务部报帐。 十、登帐：将与该团有关的全部协议单位的相关款项及时登录到 《地接社团队费用往来明细表》中，以便核对。以导游填写的《报帐 单》为依据，及时填制该团《费用结算单》 ，交财务部，统一向客户 单位收款。 十一、归档：整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料移交 给总办室登记存档，以备查询。