存货内部控制规章制度——建安.doc

存货内部控制制度 建安行业 （讨论稿） 安永會計師事務所 2005-08-16 目录 TOC \o "1-1" \h \z \u 第一章 总则 3 第二章 岗位分工 4 第三章 材料入库 5 第四章 仓储与保管控制 6 第五章 材料内部调拨 7 第六章 存货的处置 8 第七章 存货盘点 10 第八章 监督和检查 11 第九章 附则 12 第十章 附件 13  总则 为了促进集团公司及下属事业部内部控制建设，规范事业部行为，加强企业内部监督和管理，提高企业经营效益；为了加强对事业部存货的内部控制和管理，保证存货的安全，根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范──基本规范》等法律法规，结合北京建工集团的经营管理特点，特制定《北京建工集团存货内部控制制度》（以下简称“本制度”）。 适用范围：本制度适用于北京建工集团建安行业事业部，其他性质的单位可以参照执行。 本制度的存货是指建筑安装行业各事业的项目部在施工过程中所需耗费的各种材料物资。 存货内部控制的基本任务：根据本制度完善企业内部控制的机构建设，建立和健全企业内部控制的实施规则，监督和检查事业部对公司各项制度的执行情况，防范和化解各类风险，为企业的运营提供良好的内部环境。 存货内部控制的基本要求：事业部和个人必须严格遵守企业内部控制制度的各项要求，促进各项内部控制工作的顺利进行，明确责任，相互配合，并接受各级领导部门的检查和监督。  岗位分工 存货业务涉及众多部门和环节，需要实行严格的内部控制办法，对不相容职责加以分离。存货业务需要分离的不相容岗位职责主要有： 负责采购业务与验收、保管业务人员的职责相分离。 生产计划编制与计划的复核人员及审批人员的职责相分离。 货物采购、储存和使用与存货账务记录人员的职责相分离。 存货的盘点应由负责保管、使用、记账职能的人员以及与这些职能独立的其他人员共同进行。 存货采购、验收人员职责相分离。 事业部应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的职业道德和业务素质。 事业部应当建立存货业务的授权批准制度，明确授权批准的方式、程序和相关控制措施，规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求。严禁未经授权的机构或人员办理存货业务。 审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 事业部应当制定科学规范的存货业务流程，明确存货的取得、验收与入库，仓储与保管，领用、发出与处置等环节的控制要求，并设置相应的记录或凭证，如实记载各环节业务的开展情况，确保存货业务全过程得到有效控制。 材料入库 本流程涉及对外采购的各种材料的入库环节，其控制目标是： 保证材料入库前，各相关部门做好充分的准备，并对入库材料进行及时的检验，确保入库材料质量合格、数量正确，确保及时正确地记录仓库台帐。 项目部现场材料管理部判断材料是否需要检验，对所有需要检验的材料必须严格检验，确保材料的质量和数量。 项目部现场材料管理部在收货时应严格检查该批货物单据是否齐全，包括材料验收报告或免检物资清单，并核实发票内容是否和货物相符。 材料入库流程说明： 物资管理部根据材料运抵情况，编制入场通知书，并将其提交项目部现场材料管理部门。 材料管理员依据材料需求计划判断该批材料是否为计划内，为计划内则安排库位；否则，进一步确认是否为批准的计划外采购：是则安排库位，否则进入步骤10。 材料管理员判断到货材料类别是否属于免检，是则进入步骤6；否则申请技术管理部对材料进行检验，进入步骤4。 技术管理部根据检验申请，对材料进行质量、数量等方面的检验，有需要时进行采样检验和实验室分析。 技术管理部根据检验结果判断材料是否合格，是则填写并提交“材料验收报告”；否则进入步骤10。 材料管理员安排材料入库，核对入库材料数量并填写“材料入库单”。 材料管理员根据“材料入库单”登记仓库台帐。 材料管理员每月底编制“材料移动报告”，并将其提交给事业部的物资管理部。 事业部的物资管理部汇总各项目部提交的材料移动报告，并将汇总的结果提交事业部的财务部入账。材料入库流程结束。 材料管理员通知物资管理部采购员材料退货或协调解决。 采购员与相应供应商协商，决定是退货还是协调解决。 采购员更新供应商档案。该流程结束。 材料入库流程详见附件一 仓储与保管控制 本流程适用于各种库存材料的出库环节。本流程的主要控制目标是：确保材料及时准确地出库，满足工程施工的需要；同时减少各施工单位多领、错领材料的情况。 材料管理员应严格执行控制流程，根据施工预算