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高效时间管理培训 讲 义 主讲人：方言 上海本原企业咨询研究所 上海本原企业管理咨询有限公司 2004年3月 1.把握时间的总体水平 仔细阅读每一个陈述并思考你同意或不同意的程度。在最接近你实际情况的那个椭圆里打勾。 A类 强烈同意 基本同意 基本反对 强烈反对 我相信我能控制或影响我一生中的绝大多数事情。 在工作中我常常做一些我喜欢的事情，尽管我知道它们并非必须的。 总分 A类 我很自律并很有毅力。 我没有足够的时间来完成每一件事。 我对我的生活感到很满意。 B类 我写下我工作中的年度业绩目标。 我有一张主清单，上面写有接下来几周中我需要处理的小事情和工作任务，并为它们设立了优先排序。 总分 B类 我至少每天回顾一次我的中长期目标。 我常常问我自己我现在所做的事情是如何有助于实现我的目标。 10. 我有一张长期个人目标的书面清单。 C类 我常常感到每天总有紧急事件要去处理。 我为我的各种工作和活动设立优先排序。 我倾向于先完成耗时不多，容易的或者有兴趣的工作。 总分 C类 不断切换优先排序是我工作中的一大难题。 我能很容易指出在我工作中对结果产生决定性因素的活动 D类 至少每年一次，我记录我是怎样花费时间的。 我经常性的分析我正在做的每一件事，并寻找办法提高我的成绩。 我常常认为承诺的太多，并试图马上处理大量事情。 总分 D类 经常性发生的危机占用了我太多的时间。 研究工作模式如何天天不同一天内的不同。 E类 我将每天要做的事情写一张清单。 我写下我每周的计划，包括具体的目标，活动和优先排序。 总分 E类 至少每周一次我与别人会面协调计划、优先排序和活动。 我常常想到我应该更加有序安排。 在我日常计划中，我给控制不了的意外事件留出时间。 F类 26. 我每天都为最重要的任务安排特别的时间。 27. 我常常对我的时间表感到分心，倾向于从一个任务跳到另一个任务。 28. 我将类似的任务分组，并按照逻辑次序安排活动。 总分 F类 29. 我估计我的活动所要占用的时间。 30. 只要需要，我总能安排一个人独自的时间，没有打扰。 G类 我分析我所受到的打扰并系统性地减少或消除它们。 我将几个项目捏在一起并同时处理几件事，这样避免了在一天中多次打扰别人。 总分 G类 过多的社交活动使我不能集中精力工作。 我提前安排和他人的联系，而不是凭其自然去打扰别人。 35．打扰和分心是我工作中的大问题。 H类 我们的会议组织得不是很好，有些会议甚至是不必要的。 我们的会议准时开始。 总分 H类 我们的会议有准备得很好的议程。 会议浪费了我不少的时间。 我们常常分析我们的会议并试图改进会议。 I类 我常常分析我的文档工作并寻找删除、简化或改善的方法。 我使用备忘文档或类似的系统来帮助我跟踪细节，并保持适当跟踪。 我有良好的系统化程序来对我的文档进行分类和处理。 总分 I类 我不能保持阅读完所有要读的文档。 我的办公桌和工作区域较乱，应该更整洁些。 J类 我经常有事自己干，因为这比委派更快更方便。 书面确认所委派工作的细节。 我往往参与太多的细节。 总分 J类 我常常忘记跟踪或检查我委派的工作。 当我被委派工作时，我会马上提出任何对澄清细节有必要的问题。 K类 我经常推迟令人不快的事。 期限来临之时我需要在压力下开始工作，我往往等到最后一分钟。 我必须等到好心情、好时间来处理创造性的工作。 总分 K类 常常担心犯错误和做出错误的决定。 55．我往往推迟需花大段时间的工作。 L类 我老是想方设法为和我共事的人节省时间。 我常常问别人我是如何浪费他们时间的，以便我能有所改进。 总分 L类 我开会总是准时并有备前往。 我定期和其他人讨论所关心的小组时间安排和其它问题。 我从不延误期限或迟交我的那部分工。 2、优先排序 学员将会学习如何排定他们的目标次序。同时将明确“优先排序”的定义， 确定他们职业目标的优先排序并能区分“重要的事、急迫的事、可以委派的事？” 优先排序的定义。 为什么要设定优先排序？ 设定优先排序的过程。 委派/授权他人。 优先排序设定坐标 紧迫性Urgent 紧迫性Urgent 1.危机 重要性Important 重要性Important 2. 要做的事 3.琐事 4.浪费时间的事 优先排序设定 必须将你的任务定义为：A＝必须做；B＝应该做；C＝可能做；D＝委派他人做/省略不做 优先排序设定练习 下面是一张本周的工作列表。用坐标图将下列工作分类。 A1，A2，A3，B1，B2，B3，C1，C2，C3等等。A＝必须做，B＝应该做，C＝可能做，D＝委派他人做/省略不做。你必须从中选出5项优先排序最高的工作。 你是一家小型销售办事处的经理。你要向上司汇报工作，你也有一个秘书来帮助你处理事务，你精于委派。周五，你要向董事会作一个关于经营状况的