第三章 会议产品的要素.docVIP

PAGE PAGE 1 一、会议产品的设计框架 在一个会议产品设计的最初阶段,会议产品还是一张白纸,纸上首先出现的是由会议主办方确定的会议的目标和主题,以及关于会议地点和议程的大致想法或建议，这个会议策划的框架可以用下面6个W概括: WHO谁?会议的主办单位、协办单位、承办单位是谁?有多少家PCO提供服务?演讲人是谁?与会者是谁?预期多少人出席? WHAT什么?会议主题是什么?是什么类型的?与会者的参加形式如何? WHEN何时?会议举行的年、月、日?具体时间安排?假日还是平日?淡季还是旺季? WHERE何地?在哪个国家?哪个城市?哪个会议中心或酒店?交通如何? WHY为何?会议的目标是什么?讨论、发展、还是互通信息? HOW如何?会议的形式是哪种?是否需要单间讨论室、展览空间、餐饮服务? 二、会议产品的吸引力要素 经过详细的策划,会议产品形成了,具有了很多的吸引力要素,也可以说是“卖点”。会议产品的吸引力要素如下: 1.会议的主题、议程及其他活动项目 会议的主题是体现会议目标的实质性要素,主题要鲜明、独特、富有吸引力，会议议程在内容、方式和期限上因会议而异。总的来说,议程要安排得妥当、丰富、衔接自然,紧紧围绕主题。会议中所与的节目、活动的安排也都要紧紧围绕会议主题。据2002年秋《国际专业会议组织者协会通讯》报道,对于国际性协会的科学会议,会议内容是增加参加会议人数的一个最为重要的决定性因素。 会议议题是会议的具体化，是围绕会议主题而设立的以一个个打算讨论的问题。会议议题的适当与否，直接影响会议的成功与否。在进行会议议题的选择时，要紧紧围绕会议的主题展开，它可以帮助人们有效的讨论问题，更好的体现会议的主题。与会议主题无关的问题，在一般情况下不要列入会议议题，否则会降低会议效率，严重的会引起混乱甚至骚乱。 几个案例： 朝核六方会谈中日本和美国拟提出的议题。 解决哥伦比亚、厄瓜多尔、尼加拉瓜和哥伦比亚的冲突的会议。 2.会议举办地 在挑选会议场所时,较之其他方面的单项标准,会议组织者更为重视会议的所在地。会议在哪个国家哪座城市举办?地理位置和交通状况如何?气候怎样?城市环境和基础设施如何?有什么著名景点?这些都是影响整个会议吸引力的重要因素。 3.会议地点 指会议的具体举办地点。会议地点主要包括酒店、专门的会议中心、学术机构的会议地点以及市政会议地点等。会议地点的吸引力要素比较复杂,既包括会议室条件、客房条件、视听设备等硬件要素,也包括服务质量、接待会议经验等软件要素。 4.演讲人和嘉宾 演讲人的专业水平和嘉宾的档次在很大程度上决定着会议信息交流的质量和会议的影响度大小。选择好演讲人和分组或讨论的主持人,是活动成功的重要因素。一般邀请政府相关要员、行业协会人员、行业杂志的编辑、大学教授等。 5.人际交流氛围 会议要给与会者留下难忘的记忆。与会者选择参会,不仅仅是因为在会议的正式议题之中能够享受到和学习到东西,还因为会议能够为与会人员提供非正式的人际关系网络和做买卖以及社会交往的机会。 三、会议产品 1.会议的主题、议程及其他活动项目 2.会议场地与会议布置 （1）会议室布置模式 A 剧场（礼堂）式 就是整个会场像剧场那样，前面有主席台，有若干个座位。听众座位围绕着主席台，分正面向、左面向、右面向之分，还可以有楼上作为。一般是人多时用，系统设施完备，往往有先进的设备。 B 中空圆（方）形 主席台与与会者桌子连在一起，中间空隙处摆放花草。 主要用于人数不多、规格较高、身份重要的国际会议或者讨论会。圆形不适合于谈判。 C 中空椭圆（长方）形 体现主次之分。 Ｄ董事会长方（椭圆）形 只适合于召开董事会、管理类会议。 E Ｕ形与马蹄铁形 讲解时，多讲主席台置于开口处上方。 F 叠层u形 重要的与会者在里面，一般的在外面。 G　Ｅ教室形 有很多与会者时用。 Ｈ　Ｔ形 人数较少时用。 Ｉ教室形 人多时候用，便于讲解，便于记录。 Ｊ讨论会（宴会）形 有利于调动与会者参与的积极性的一种会议安排方式。 案例分析： 参阅课本第四页，分析每一用会议用那一种会场布置形式？ 如： Congress 适合于剧场（礼堂形）人数众多，主席台有人做报告。 （2）会议基本设施的布置 3会议发言人 4会议通知 会议通知是通过各种方式将开会的信息告示潜在会议参加者，以吸引其注意并争取其参加的一种会议宣传促销方法。 一些大型会议，尤其是国际组织的大型国际会议，一般会发4至5轮公告，一般国际会议，通常只发两轮通知，即征文通知和注册通知。 当今社会，由于互联网的发展与普及，一轮一轮的发通知的现象已经在逐渐消失了，可能与会者可以随时在网上了解筹备会议的最新消息，但不管形式发生什么样的变化，在筹备会议时，仍然还是围绕征文和注册两项工作展开。 第一轮通知： 一般包括：会议的