物业公司材料采购管理规定.docVIP

制度名称： 制度名称：××物业公司采购管理制度 制度编号：NYWY—2013-001 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 7 页 ××物业公司采购管理制度 一 目的 为了明确××物业服务有限公司的采购管理体制，规范物资使用标准，明确责权关系特制定本制度。 二 适用范围 适用于××物业所有材料、福利品、劳保、办公、资产、专项的采购行为。 三 管理体系及组织权责 1、××物业物资采购归口管理部门为综合管理部。 2、公司的物资采购管理主要集中在采购行为及过程管理、采购信息管理、采购资料管理及供应商关系管理四个方面。 3、各业务部门以及综合管理部的组织权责如下表： 部 门 权 责 业务部门 1.明确（质量、功能、时间等）需求; 2.配合综合管理部对采购过程中物资的成本（价格）进行控制； 3.配合综合管理部草拟合同，提供专业技术支持; 4.负责有采购权限部分的物资采购（紧急采购）; 6.接受采购监督（紧急采购）； 综合管理部 1.负责导入先进采购管理思想,制订、修订采购管理制度; 2.负责月度采购计划的汇总、申请的审批及采购合同的草拟； 3.负责公司所有物资采购的执行及费用支出的成本控制; 4.负责供应商管理、价格信息管理和采购资料管理; 5.负责库房管理; 6.负责监督所有采购行为； 四 操作流程 （一）材料采购 1、计划内材料申购 （1）时间要求 各部门应于每月27日前（如遇到国家法定假日，则提前进行），将本部门审批后的下月材料、劳保、办公用品等物资采购计划一并以纸裆形式送达综合办采购员处。 （2）申购审批流程图（以材料申请为例） 综合办审核部门领导审核采购员收集汇总 综合办 审核 部门领导 审核 采购员收集 汇总 各部门月度采购计划 设备总监审核① ② ③ ④ 设备总监 审核 财务部审核⑥综合办采购员执行采购总经理 财务部 审核 综合办采购员 执行采购 总经理 签批 总经理助理审核 总经理助理审核 ⑧ ⑦ ⑤ 申购流程说明： ①每月由维修主管统计项目部各岗位所需材料明细单，报至二级库管员；二级库管员根据库存材料帐进行核对，并视实际情况删减材料项目，经部门领导确认签字后报送至公司采购员处，由采购员统一执行签批。 ②项目部领导根据预算审核材料成本开支是否超出标准，并视情况合理删减不必要的资金支出。 ③采购员负责收集各部门报送的月度计划表，统一装订设计封面。 ④综合办主任审核所购物资是否属于资产，如属资产，需另外填制《资产购置单》，审核所有物资是否可调配。 ⑤财务部根据财务制度审核签字。 ⑥设备总监对智能化、锅炉专项维修材料进行复核，包括成本开支、专项物资及工具的必要性、材料申请的技术规范及报表的规范性等。 ⑦总经理助理对除智能化、锅炉专项以外其它材料计划进行复审，包括成本开支、专项物资及工具的必要性、材料申请的技术规范及报表的规范性等。 ⑧总经理签批后由综合办采购员执行采购。 2、计划外采购 （1）采购严格执行计划采购原则，以月度计划申请为主，原则上不发生计划外申购，如遇到特殊情况，可做计划外申请，公司审批部门领导对计划外采购进行考核，考核权重视具体工作情况和管理情况而定。 （2）各部门所发生月度计划外的物资采购，由于具有突发性和重要性，综合管理部不代为各部门完成审批手续，由需求部门自行填写《月度计划外采购申请单》，正常情况下的月度计划外物资采购的申请审批同计划内审批流程相同。（参考计划内申购审批流程图） 3、紧急材料申购 （1）对于突发事件（供水、供电、供暖等影响居民正常生活的或威胁人身财产生命安全的），可根据公司授权额度先行采购，及时补填《紧急申购单》。（总经理助理、设备总监审批额度各为500元以内，项目经理审批额度为100元以内） 紧急材料 申购需求（2）申购审批 紧急材料 申购需求 设备总监 审核部门领导审核维修人员申请 设备总监 审核 部门领导审核 维修人员申请 总经理签批 总经理签批 综合办采购员 执行采购 总经理助理 总经理助理 申购流程说明： ①维修人员负责与二级库管员沟通所需物资，根据库存量或有无情况填写《紧急申购单》。 ②设备总监、总经理助理、总经理外出时，应电话联系进行沟通，并由需求部门领导将沟通情况及所需物资直接告知综合办采购员，且应在1周内将《紧急申购单》补签完毕。 ③原则上应先填写《紧急申购单》，经各级人员审核、签批后方可执行采购。但因突发事件属于特别紧急情况的，则由需求部门领导直接根据实际情况与设备总监或总经理助理，并将沟通情况及所需物资直接告知综合办采购员，且应在