涉外礼仪第十讲.pptxVIP

对外书信联系已成为涉外工作的一部分，电话服务又使书信礼仪的内容得到了扩充。 书信是反映你外表、鉴赏力和性格的一面镜子。 一个优秀的秘书，以他（她）所写的具有条理和整洁之感的书信，为企业（社会组织）争得良好的形象和信誉。 书信是单方面地表达感谢，无辅助手段，难度大，要进行必要的培训。 书信有一定格式，使用语言也有一定规范。 §1、书信礼仪一、英文信的格式 （1）信头； （2）信内地址（只限于正式商业信）； （3）称呼； （4）正文； （5）结尾套语； （6）签名； （7）信封写法。 1、信头 欧美国家把发信人的地址详细写在信内正文上端，包括发信日期； 与中文信地址的写法顺序相反，英文信的地址从门牌号、街道地区至市、省、国名、日期也与写中文信不同，年要放在后面； 排列格式或分为直排和斜排两种，标点符号用不用都行。 关于日期的写法:例: 2005年 3月30 日 美国人 3、30、2005 欧州人 30、3、2005 中国人 2005、3、30 国际标准化组织 2005、03、30 2、信内地址 是在信内写明收信人的姓名和公司地址。在社交信中，可省去不写，但商业信中是不能少的。 正确形式是： 收信人的地址放在信头左边， 发信人的地址放在信头右边。 信内地址有时也可以写在签名下面的左边。3、称呼（A）社交信 称呼写在信头半寸之下（左面留一寸空白） 美国 “My dear” 比 “Dear” 客气；称呼后加“ : ”。 英国 正相反 , 称呼后加“ ，”（B）商业信 在商业信中，普通用的称呼都是：“Dear Sir”, “Grentleman”、 “Dear Madam”和 “Madames”。 凡是女人，无论她是否结婚均用 “Dear Madame” 来称呼。4、正文 书信是最主要的部分。 社交信分正式、非正式两种，在正式信札中，日期和钟点不可用缩写。 商业信：一纸不可写两面，加添的信纸上要有页码。 写英文信最好以打印的形式。（但便函不宜用打印）5、结尾客套 结尾客套写在正文下面二、三行的位置，大都从信纸中央写起，只有第一个字要大写，末了放一个逗号。6、签名 写信人在结尾客套的下面略偏右的地方签上自己的姓名。打印的信，习惯上仍需要亲笔签名。 商业信中，签名上面可以用打字机打出公司的名称，下面也可打出他的职位。7、信封写法 西方国家写信封的格式： 收信人的地址写在信封正面的右下方，先写收信人的姓名、门牌号、所在城市、（地区）、国家，各占一行。 寄信人的地址写在信封正面的 左上角或是背面。二、社交信 社交信顾名思义是作为人们社交活动手段的书信，如邀请信、祝贺信、感谢信、慰问信。1、邀请信 邀请信在社交活动中使用得相当广泛。 邀请信一般都较简短，写时要注意礼节，又要诚恳热情，要把有关邀请对象、活动内容、时间、地点等交代清楚，以免发生差错。邀请信的内容：向对方表示简短的寒暄或问候；说明邀请对方参加什么活动以及邀请的原因；说明活动安排的细节；如有必要，请被邀请方确认能否应邀2、感谢信 感谢信在国际交往中是一种常见的书信形式。当受到邀请、接待、慰问，接到礼品以及得到他人的帮助之后，都应及时地给对方写感谢信，以示礼貌。 感谢信没有固定的格式，不宜写得过长，繁简要适度，语言要热情，用词恰当。3、庆贺信 分正式和普通两种。前者用于政府间、组织间、官员间。用语非常拘谨，使用一些客套话，后者多用于个人交往，用词亲切，不拘格式，具有个人感情色彩。 书写庆贺信时，语言要求简练概括，遣词造句要求充满热情、喜悦，使人感到温暖和愉快。4、慰问信 慰问信是对他人表示慰藉、问候、鼓励、关切的专用信件。信件分正式和非正式两种。前者用于国家间、团体间、政府官员间。 慰问信要写得及时，行文简洁，感情真挚、词语朴实。 三、商业信1、商业信通则 商业信笺的纸张，要求用高质量的证券纸。 商业信笺应印上公司的名称、地址和电话号 码、注册的办公地址、传真号码。 商业信笺不可用有颜色的纸。 与外商通信的第一封信的回信可按对方来信 时的落款形式给对方回信，商用信使用的语言比社交正规，用词也更严谨。2、介绍信 分私人介绍信和正式介绍信两种。 私人介绍信与普通书信相同，一般要写信封。 正式介绍信是写信人因公把自己的同事介绍给某单位或某个人。正式介绍信要求语言和格式严谨、规范，一般不写信封（面呈）。 3、推荐信 推荐信要求： 介绍被推荐者的基本情况； 介绍被推荐人的诚实、才干以及离职的理由； 实事求是，不作过奖之辞。4、辞职信 辞职信简单扼要，要有礼貌，应简述辞职理由。四、如何打电话 “在打电话时，有三个因素构成你的个性：声音、态度、彬彬有礼的言词。” （美国， 尤金 · 埃里克） 打电话要态度友善、语调温和，讲究礼貌。 礼貌用语是使用电话的一个主要规则。 1、电话