word中批注与修订.pdfVIP

在公文完成之后 ，一定要经过领导修改 、审批 ，使用审阅功能 ，领导们就可以留下自己的审批痕 迹 ，而公文起草者也可以看到其他人的修改痕迹 。 　　 启动修订功能 　　 点击菜单 【工具 】 中的 【修订 】功能 ，如果弹出工具栏 【审阅 】 ，表示启动成功 ； 　　 未启动 【修订 】功能 ；如图 : 　　 启动 【修订 】功能 ；如图 : 　　 【审阅 】工具栏如图 : 　　 　　 【修订 】设置成功后 ，增加或删除的文字都会被记录下来 。 　　 小帖士 ：通过邮件发送一份被 【修订 】 的文件 ，接收者会自动进入 【修订 】状态 ； 　　 明明白白看清修订 　　 修订的内容可以通过颜色 、 线形 、作者 、 线框等进行个性化显示 ， 点击菜单 【工具 】 中的 【选项 】 ，弹出 【选项 】对话框 ， 点击 【修订 】如图 2 ： 　　 　　 小贴士 ：修订的设置选项中包括许多内容 ，但推荐大家仅对 【批注框 】 中进行设置 ； 　　 在 【批注框 】 区域选择相应的选项 ，可以设置与批注相关的显示格式 。例如 ：可以设置 【批 注框 】 的宽度 ，指定 “气泡 ”与其所修订文字之间的连线 ，是否使用作者的缩写 。如果不想在文 档中显示批注框 ，则勾掉 【使用批注框 】 ； 　　 例如 ：使用 【批注框 】 的效果 ；如图 3: 　　 　　 例如 ：不使用 【批注框 】 的效果 ，如图 4 ： 　　 修订人的信息藏在 “用户信息 ”里 　　 修订文件时 ，可以显示出修订人的个人信息 ，这些信息如何添加呢 ？ 　　 点击菜单 【工具 】 中的选项 ，弹出 【用户信息 】选项卡 ，在 【姓名 】和 【缩写 】框中输入个 人的信息 ，如图 5 ，将来这些信息就会显示在审批的文件中 ； 　　 　　 通过显示状态查看结果 　　 公文完成审核之后 ，一般来讲文稿会返回给起草者进行最后的整合 。在整合之前 ，我们可以 先查看一下文稿的修订情况 。 　　 点击工具栏 【审阅 】最左侧的下拉列表 ，选择 【显示标记的最终状态 】，可以看到带修改标 注的修改后公文全貌 ，如图 5 ； 　　 点击工具栏 【审阅 】最左侧的下拉列表 ，选择 【最终状态 】，可以看到修改后公文全貌 ，如 图 6 　　 　　 接受或拒绝 　　 经过对公文修订信息的查看 ，我们对如何取舍修订意见已经心中有数 ，现在进行文稿的整合 工作 。 　　 点击工具栏 【审阅 】上按钮 【后一处修订或批注 】，定位到修订位置 ，点击 【接收所选修订 】 或者按钮旁边的箭头 ，在弹出的下拉菜单中 ，可以选择不同的接受方式 ；如图 7 ： 　　 　　 点击工具栏 【审阅 】上后一处修订或批注 】， 定位到修订位置 ， 点击 【拒绝所选修订 】或者 按钮旁边的箭头 ，在弹出的下拉菜单中 ，可以选择不同的拒绝方式 ；如图 8 ： Word 中如何使用修订或审阅功能？ 一、如何取消审阅或修订功能？ 为什么要先写如何取消呢？因为有时，不想保留文档修改的痕迹，同时在“修订”状态下，字体颜色、下划线、 删除线等的显示显得页面很乱，显得就很烦人，不利于进行文档编辑，那么如何取消“修订”功能呢？ 一种方法是通过菜单，点击“工具”－“修订”，在修订与取消修订进行切换。如下图： 二种方法是直接双击状态栏的“修订”即可，“修订”变灰色就是取消修订，反之，就是进入修订功能。如下图： 双击上图红圈处，进入“修订”状态。 双击上图红圈处，关闭“修订”状态。 二、如何充分利用“修订”功能呢？ word 的“修订”这一工具，在修改电子文档中就非常实用：利用“修订”功能，审阅者可以在word 中对文档进 行批改，而保留文档原貌；作者收到修改好的文档后，对所作过的修改一目了然，而且可以选择性地接受修改。应该 说这比传统的纸质批改作业更胜一筹，而这一切都只需在网络中利用 word 的“修改”功能进行。 word 的 “修订”工具能使审阅者对文档所作的修改以不同的格式显示出来，如添加的内容显示带有下划线，字体 颜色不同，删除的内容则中间有一删除线，与传统的批改作业格式相似，且更清晰。作者则只须把鼠标放在修订的内 容上便可以显示出修订者和修订时间等基本信息。 （一）word 中“修订”功能的实现 1、打开需要审阅或修改的 word 文件，依次点击 word 下拉菜单栏中的 “工具”－“选项”项目，此时弹出 “选项” 栏目的对话框。 2、在弹出的 “选项”对话框中，选择 “修订”栏目中的 “标记”、“批注框”、“打