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陕西延长石油集团横山魏墙煤业有限公司 办公费用管理办法 第一章 总则 第一条 为规范公司办公费用的管理，在保证日常办公 需要的同时节约办公费用的开支，特制定本办法。 第二条 本办法的办公费仅适用于个人办公或低值易 耗用品、公用办公用品等经费。 个人办公或低值易耗用品： 笔、 笔芯、 订书针、 回形针、 信纸、信封、胶水、橡皮擦、 N 次贴、软面抄、笔记本等。 公用办公用品：打印纸、订书机、计算器、档案袋、凭 证打印纸、三或四层打印纸、晒图纸、各种印刷的表格、打 印机、复印机零部件更换等。 第三条 综合办公室负责定点供应商确定，负责办公用 品的采购、入库、实物管理、出库，负责办公用品和耗材的 定期盘存并向财务资产部提供盘存报告，负责办公用品费用 报销。 综合办公室在选定供应商时，应通过多种途径确保办 公用品优质保量。 第四条 财务资产部负责办公用品费用核算和账务处 理，并进行办公用品盘点进行监盘，负责与综合办公室一起 进行账实核对。 1 第五条 公司各部门负责在部门费用额度内提交每月 办公用品需求计划。 第二章 办公用品采购及发放程序 第六条 各部门根据办公用品费用额度标准和员工需 求于每月前填报《 ____ 年____月份办公用品购置计划申请》 （见附件 1）经部门负责人、 分管领导签字后报综合办公室。 第七条 综合办公室对各部门计划汇总后报公司负责 人审批确定采购计划。 第八条 综合办公室采购人员根据确定的定点供应商 电话联系进行办公用品采购并要求对方开具增值税专用发 票或普通专用发票。原则上各部门不得自行购买办公用品和 耗材，特殊情况下需要自行采购的须经过分管领导、公司负 责人的同意，否则财务资产部不予以报销。 第九条 办公用品采购到位清点后， 综合办公室通过系 统打印《办公用品入库单》办理入库手续。 第十条 各部门于办公用品购入并办理完成入库手续 之后，至综合办公室领取计划内的办公用品。原则上每个部 门只能领取部门计划内的办公用品，综合办公室在发放办公 用品时应进行计划核实，对于计划外的不予发放。 2 第十一条 综合办公室发放办公用品之后根据实际出 库情况填写《办公用品出库单》，并于次日将《办公用品出 库单》交财务资产部作账务处理。 第三章 办公用品和耗材盘存 第十二条 综合办公室负责每月 26～27 日对办公用品 进行盘点，财务资产部派专人进行监盘。 第十三条 盘点结束后，综合办公室负责将盘点结果与 入库、出库和结存帐目进行核对 , 提交办公用品盘存报告 ( 主要对查明账实不符的说明原因 ) 。 第十四条 次月 5 日之前，财务资产部须将办公用品账 表与综合办公室的实物帐目进行核对，并进行出入库分析、 结存差异分析， 确保零库存 。 第十五条 盘点发生盘亏情况的 , 经综合办公室与财务 资产部联合查实后 , 确因保管人员管理不善造成的短缺，由 保管人员按采购价格承担赔偿责任；对于由客观原因造成的 盘亏，报财务总监、公司负责人批准后