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办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 **** 文件修订履历 **** 版本 修订内容 修订页次 修订日期 1 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 办公费用管理规定 一、目的 为规范管理，使各项费用开支合理化、节约化，特制定本规定。 二、适用范围 适用于公司各项行政费用，如电话费、办公用品、手机费用等。 三、具体规定 (一) 办公电话费用 1. 公司电话实行有偿使用原则，对于配备分机或直拨电话的人员，需承担该电话 费用的 5 ％，电话费用按电信部门实际支出为依据。 2. 对于没有明确责任人的部门的公用电话， 如服务部的服务热线等， 部门负责人以 上人员承担该办公电话费用的 5 ％。电话费用按电信部门实际支出为依据。 3. 供应部、财务部、服务部、办公室等部门的传真机只限用于传真接发，不扣个 人费用，如利用传真机拨打私人电话，一经发现罚款 30 元。 (二) 办公用品费用 1． 办公用品统一由办公室购买、保管及发放。 2． 公司为新入司的科室人员提供笔记本 1 本，签字笔 1 支。 3. 印制名片，扣除印制人名片费用的 20%，月末由办公室提供扣费明细给人事部， 由人事部在工资中扣除。 4. 领用大件、耐用或高价的办公用品和用量较大的办公用品，需部门负责人签字领 用。 （三）办公用品采购规定 1、办公用品采购分为网购和线下采购。根据《 ** 业网络集中采购业务流程》每月 10 号 前，对于属于网购的办公用品统一报到西安基地所属的化建业采购基地进行网购。网购 办公用品的采购和费用报销必须严格按照网购流程执行。 2、不属于网购品种的由办公室自行采购，采购时对于同品牌同规格进行货比三家，原 则上选择采购价格较低的供应商进行采购， 每个季度办公室对于供应商的采购价格进行 询价，价格高出市场价格时，办公室组织与供应商重新议价。若网上采购价格较低时， 办公室可自行在网上采购所需办公用品，按照报销流程进行费用报销，报销时发票后随 1 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 附网购订单、入库单、发货清单等信息资料。 3、常用办公用品采购前需由办公室行政文员填写《材料采购申请单》 ，注明采购数量、 品牌规格、单价等信息，经办公室负责人签字后方可采购。非常用办公用品采购由所需 部门填写《材料采购申请单》 ，经部门负责人，办公室负责人签字后交由行政文员进行 采购。 4、办公用品到司后，办公室行政文员首先要根据送货清单核对送货品牌、规格、数量 是否与申请单所需物品一致，若核对无误，方可办理入库手续，填写《入库单》 ；若送 货实物与所需物品不一致，需及时将异常情况反馈给供应商，由供应商按照所需物品重 新送货。属于化建业网购的，及时将异常情况根据网购流程的要求反馈给采购基地，以 便及时进行退换货。 5、办公用品办理完入库后，及时将实物放置在指定的办公用品区域。 6、《入库单》和《材料采购申请单》表单使用采购部规定格式。 （四）办公用品领用规定 1) 常用办公用品 a、主要包括种类：中性笔、圆珠笔、笔芯、记号笔、白板笔、胶水、固体胶、修改 液、中财笔记本、回形针、订书针及 A4 纸、彩色打印纸、口取纸、美工刀、铅笔、橡 皮等。 b、领用规定：此类办公用品以《常用办公用品领用标准》 （参见附件 1