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浅谈机关文书档案以“件为保管单位归档的利与弊 摘要文书档案立卷是我国机关档案工作的重要环节，立卷改 革要求“简化整理，深化索引”，这是我国档案工作改革的巨大 突破。本文通过对传统立卷方式“卷”改革后，改“件”的立卷 方式进行对比，阐述以“件为保管单位归档的利与弊。 关键词文书立卷立卷改革改“卷”为“件 我国从2001年1月1日起正式实施中国档案标准 DA/T22-2000 归档文件整理规则》，新规则中明确表示要以“简 化整理，深化检索”作为立卷改革的宗旨。这是档案工作改革中 的巨大突破，它提高了文书档案管理的效 ，顺应了档案工作的 发展趋势，在档案工作中运用了计算机技术以适应现代化建设的 需要。在机关文书档案工作中，传统的以“卷为保管单位的方 式不但加重了档案工作的繁琐度，同时也不利于人们在浩如烟海 的资料中对有用信息进行快速检索。 一、档案管理中“卷与“件的涵义 1.传统的档案都是以案卷为基本保管单位。立卷是整个档案 工作的基础，其具体包括组卷、编制页码、卷内目录及备考表的 填写、装订，案卷 目录的撰写等，其中组卷最为重要。组卷的合 理性对档案今后的保管、利用及检索工具的编制有很大影响。而 在实际工作中，由于情况的复杂性以及人们对立卷原则的理解不 尽相同，很难以统一标准明确完善的对文件进行分类归档，再加 之一些单位人员流动性大，很容易造成文件收集不完整、归档不 及时。 2.所谓“件”就是根据档案管理信息化的要求，取消了传统 的立卷方式，将档案的基本保管单位有一组文件组成的卷，改变 为单份文件的“件”。《归档文件整理规划》中规定：一般以每 份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原 件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册等一 册一件，来文与复文为一件。 二、改“卷”为“件”立卷方式的优越性 立卷改革的直接目的是提高档案工作的效 。在传统的档案 工作中，由于纯人力劳动的程度高，因此在文书归档保存时存在 许多不确定性，为档案的保存与检索带来诸多弊端。而“件”的 立卷方式的运用可以在很大程度上避免传统“立卷方式的弊 端，从而提高工作效 以及准确性。 1. “卷”改“件”立卷方式有利于编研和开发利用。按照《归 档文件整理规则》制定的方法，“件”的立卷方式省去了抄写卷 内目录和案卷 目录等一系列人工操作，是档案人员有时间和精力 开展编研和开发利用工作。当今的档案编研是以信息技术为平 台，将档案信息进行整合，以电子文件和磁介质的形式保存并提 供给利用者。这无疑是从理念、方式、方法上都进行的根本变化, 突出了档案的服务意识。 2. 保-档案资料完整性，同时避免 “胀库现象。在以往的 档案整理工作中，由于一些归档材料时间跨度长，部门人员工作 交接不规范，因而纸质材料的文件经常材料不全。以“件”为单 位的保管方式借助计算机技术，将纸质文件转化为电子文件，确 保了档案资料的完整性。同时由于新规则下整个档案采编流程实 施电子化，避免了纸质文件 占用库房空间的缺陷，从根本上解决 了因档案文件积累而产生的“胀库”现象。 3. 归档方法简便易学，减少个人主观差异。传统的档案整理 方法是将一定期限内形成的文件收集齐全，进行价值鉴定，按年 度、组织机构、问题、保管期限等分类方法进行组卷，在整个工 作流程中投入了大量的工作时间，且工作主观性强，难度较大， 不易掌握。改“卷”为“件”后，档案管理者引进了计算机技术, 依事件或时间、组织机构分类，按件立卷，电子文件由档案员及 时上传，改变了过去复杂的工作模式，具有更强的可操作性。在 此同时，由于其整个流程的电子化、规范化，控制了档案员在工 作中的主观性，减少了由此带来的差异。 三、改“卷为“件立卷方式后的档案利用 档案利用是档案管理工作中具有目标意义的中心环节，它包 括了利用需求和提供利用两个方面。其中，利用需求是利用者为 解决实际问题需要利用馆藏档案；提供利用则是档案工作者根据 利用者的实际需求，将馆藏档案提供给利用者。两者互为基础， 相互依托。而保管档案的最终目的也是通过档案的利用，最大限 度地进行信息的交流与共享，满足参阅者的各种需求。文书档案 对机关单位的发展具有潜在的价值与深远的意义，既可以帮助机 关单位全面且有重点地记录保留历史，也能在特定时间为机关单 位提供凭据和借鉴。 “卷”改“件”深刻