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计算机应用基础 项目六 使用邮件合并 任务一 制作活动邀请函 PPT模板下载：/moban/ 行业PPT模板：/hangye/ 节日PPT模板：/jieri/ PPT素材下载：/sucai/ PPT背景图片：/beijing/ PPT图表下载：/tubiao/ 优秀PPT下载：/xiazai/ PPT教程： /powerpoint/ Word教程： /word/ Excel教程：/excel/ 资料下载：/ziliao/ PPT课件下载：/kejian/ 范文下载：/fanwen/ 试卷下载：/shiti/ 教案下载：/jiaoan/ 效果展示 1. 邮件合并的概念 2.邮件合并的3个过程 3. 制作邀请函 任务目标 一、邮件合并的概念 邮件合并是在主文档的固定内容中，合并与发送相关信息的数据源，从而批量生产成需要的邮件文档。 1.邮件合并的应用领域： 1）批量打印信封 2）批量打印信件 3）批量打印请柬 4）批量打印工资条 5）批量打印个人简历 6）批量打印学生成绩单 7）批量打印各类获奖证书 8）批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。 知识链接 二、邮件合并的3个过程 (一) 建立主文档 (二) 准备好数据源 (三) 把数据源合并到主文档中 (一) 建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 (二) 准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 (三) 把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。 （1）制作主文档。新建一个Word文档，在文档中建立邀请函模板。 * 三、批量制作邀请函 邀请函模板 （2）制作数据源。数据源可以以表格的形式建立在Word文档中，也可以建立在Excel工作簿中，或者数据库中。例如在Excel中建立数据源。 * （3）选择“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组，单击“开始邮件合并”，在列表中选择“信函”，准备编辑邀请函。 * （4）选择收件人。在“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”，在列表中选择“使用现有列表”。 * （5）导入数据源。单击“使用现有列表”，打开“选取数据源”对话框，选取所需要的数据源，单击“打开”，弹出“选取表格”对话框，如图所示。从中选择“Sheet1$”，单击“确定”按钮，将数据源导入到主文档中。 * （6）编辑收件人列表。在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“编辑收件人列表”。在弹出的“邮件合并收件人”对话框中可以删除或添加合并的收件人，还可以取消无效信息。最后单击“确定”。 * （7）编写和插入域。将光标放置在主文档的合适位置，在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中，单击“插入合并域”，插入相应的域，效果如图 * （8）预览邮件合并结果。在“邮件”选项卡中的“预览结果”组中，单击“预览结果”按钮，可以在主文档中预览插入合并域后的效果，如图所示。 * （9）完成并合并。在“邮件”选项卡中的“完成”组中单击“完成并合并”，在下拉列表中选择“编辑单个文档”，打开“合并到新文档”对话框，如图所示。在“合并到新文档”对话框中选择“全部”，单击“确定”按钮，会生成一个新文档，所有的相关信息将会出现在新文档中。 * （10）最终效果 * 谢谢观看！