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会议室管理规章制度
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会议室管理规章制度
一、目的
为了加强会议室的管理,做到合理的使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提高会议室的利用率,特制订本规定。
二、范围
本规定适用于集团公司会议室管理。
三、职责
1、企业发展中心负责公司会议室的安排和管理,保证室内整洁卫生,设施完好。
2、企业发展中心负责会议室钥匙,会议室设施、卫生等管理。
四、内容
1、会议室仅限本公司用于举行会议、接待访客、商务研讨,招聘等工作,各部门安排的各种会议、工作需提前登记,由企业发展中心负责安排时间,避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用,如特殊情况需借他人使用,需要申请经企业发展中心行政人员同意方可。
2、各部门在使用会议室时,不得在会议室吸烟、大声喧哗。不得乱扔垃圾、纸屑,或者在办公室吃有机食品,也不能随便动用影音等设备,如果损坏将追究当事人的责任。
3、各部门在使用会议室过程中,必须爱护公务保持会议室整洁,用完后所以设备放置原位。会议室配置的影音设备由企业发展中心IT专员负责监督管理。
4、及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排,安排的清洁人员要做好会议室整洁工作,保证桌椅排放整齐,地面干净整洁,包括对花草及时浇水以及对枯叶的清理。
5、会议结束后,企业发展中心负责室内桌面卫生清洁和物品整理,并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源,切实做好防火、防盗以及其他安全工作。
6、会议室使用流程。
五、注意事项
1、会议室使用人员必须爱护会议室的设施和物品,若属人为损坏经查证属实者,须照价赔偿。
2、会议室使用需遵循客户优先,先登记再使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则。
3、投影仪等设备有专门人员调试,未经允许,不得随意变动,如出现故障,影响会议进行,可通知IT专员进行调试。
4、会议室只做开会或接待客人使用,任何人不得在会议室做其他事务(如聊天/打电话/上网/休息等)。
六、会议室预约使用登记表
预约使用日期
使用时间
会议主题
参加人数
联络人签字
开始时间
结束时间
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