第1章会议管理制度.docxVIP

会议管理制度 第一章 、会议审核表 注总要点 查核准 开会的目的 本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好 的解决办法？） 开会的目的是否明确？ 设定要项方面 开会的时机、时间是否妥当？ 开会的场所是否恰当？ 所邀集的与会人员是否恰当？ 开会通知方面 是否对于与会人员确定通知妥当了？ 对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？ 是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？ 是否通知与会人员事先备妥有关的资料呢？ 会议的准备方面 是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配呢？ 事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准备呢？ 是否安排好会议的记录呢？ 是否必须用到幻灯机或录像机等机械设备呢？ 邀集与会人员的选定标准 ?对于该项议题确定身有感触者 ?对于该项议题确定握有资料、学有专精并饶有经验者 ?本次会议的结论将会对其有影响者 -邀其与会参与发言讨论的好处要比因该员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者。 、会议计划表 年度会议活动计划表 会议名称 细节项目 开会次数 开会日期 开会时间 会议目的及宗旨 与会人员 司 仪 主 席 会议召集单位 会议记录 总 务 与会者应备资料 会场标志资料 日前或事前的分发资料 三、会议管理要领 提高会议成效的要领 1要严格遵守会议的开始时间。 2 ?要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。 3?要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 在会议进行中要注意如下事项： 发言内容是否偏离了议题？ 发言内容是否出于个人的利害？ 是否全体人员都专心聆听发言呢？ 是否发言者过于集中于某些人呢？ 是否有从头到尾都没有发言过的人呢？ 是否某个人的发言过于冗长呢？ 发言的内容是否朝着结论推进呢？ 应当引导在预定时间内作出结论。 6?在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确定。 会议禁忌事项 会议中的禁忌事项一览表 ?发言时不可长篇大论，滔滔不绝 ?不可打断他人的发言 (原则上以3分钟为限)。 ?不可不懂装懂，胡言乱语。 ?不可从头到尾沉默到底。 ?不要谈到抽象论或观念论。 ?不可取用不正确的资料。 ?不可对发言者吹毛求疵。 ?不要尽谈些期待性的预测。 不要中途离席。 ?不可做人身攻击。 四、会议工作细节审核一览表 工作项目 查核 工作项目 查核 活动的主旨 活动的规范 预算 招待对象的层次 总参加人数（查对邀请回函） 活动日期及时间（注意是否与 其他同业的活动撞档？） 活动日数 & 筹备单位 活动的负责人 10 . 活动作业分工明细 11. 会场的预订 主会场 开会场地 洽谈室 展示场 来宾休息室 主办单位休息室（干事、办事 员） 演艺人员休息室 . 制作来宾名册 姓名、地址、公司名称、 电话、职衔等的核对 . 邀请函 信封 邀请卡 回函明信卡 纪念品兑换券 停车券 指引地图 点心券 餐券 订制张数（多印20%勺备份） 信封书写作业 投递作业承办员 投递日期（要以活动日期的二 三个星期前寄达对方为原则） . 纪念品方面 纪念品的选定 决定包装纸 外包装书写作业 礼品题款作业 姓名书写作业 蝴蝶结装饰作业 雕冰花饰 胸花 馈赠用花束 典礼台花饰 礼桌花饰 文字花饰 吊挂花饰 蜡烛 礼品包装作业 订制数量（要多出 20%勺备份） .接送交通工具方面 飞机 火车 巴士 轿车 .红包（给司机、演艺人员……的） .会场布置 .宴会的形式 餐桌入座式 自动餐入座式 半入座式自助餐 鸡尾酒立食式自助餐 鸡尾酒会立食式 .料理样式 法国料理 中国料理 各国料理大会串 路摊式、模拟餐馆式、餐台取食 式、餐车服务式 .雕冰（原色、彩色） .饮料 餐前酒 威士忌 鸡尾酒 啤酒（罐装或生啤酒） 饮料类 吧台 餐车 餐车女服务生 干杯用的酒类 .香烟方面 香烟 雪茄 品牌（国产或进口） 特别定做的烟盒 香烟摊女服务员 .菜单的印制 .花饰方面 花圈 花篮 桌上花饰 旗袍 各国民族的衣着 .表演女郎 .女性公关人员 .住宿安排方面 安排来宾的住宿（套房、单人房、 双人房） 主办人的住宿问题 演艺人员的住宿 展示品饰花 礼花（献礼用） .园景制作 西式园景 东方园景租借盆景 观叶盆景 观花盆景 茶几 遮阳伞 .看板、标示板类 欢迎看板 大门看板 方向标示 专用停车场表示牌 受付处看板 会场入口处欢迎光临的拱门 典礼台看板 展示商品说明表标示牌 会场内指引表示牌 社徽、商标看板 国旗、社旗、大会旗 ?拍摄摄影方面 纪念照片 快照 记录摄影 拍立得照片（拍照女服务员） ?选择桌子（选用圆桌或方桌） .座位顺序 桌面标示卡 桌面标示卡的书写作业 印制座位配置表 ?胸章、名牌方面 颜色、大小、种类的选定